Епідемія коронавірусу, яка стрімко розвивається, дала привід скасувати івент Mobile World Congress. MWC – найбільший технологічний щорічний захід. Про участь в ньому в 2020 році заявили 100 тисяч чоловік та більше 28 тисяч компаній. Більшість з них – представники КНР. Першим сигналом до скасування івенту стала заборона польотів з Китаю, ініційована для стримування коронавірусу.
Незважаючи на посилені заходи безпеки, список яких був представлений заздалегідь, великі учасники, які прибули на івент, відмовилися від участі. Вони побоювалися високого рівня ризику: така кількість учасників безсумнівно несла потенційну загрозу заражень.
У кінцевому підсумку, ініціатору та організатору заходу – компанії GSMA – довелося скасувати івент, пославшись на відсутність можливостей для нормального проведення. Постає питання, чи залишиться після цього конференція MWC однією із головних технологічних подій світу.
Варто проаналізувати заходи щодо захисту учасників, які впровадила GSMA ще на етапі підготовки, а також спрогнозувати майбутнє подальших великих івентів на фоні поширення коронавірусу.
Що сталося з Mobile World Congress?
Одним із головних чинників, які змусили організатора скасувати івент, стала відмова від участі великих технологічних гігантів. Серед них: Amazon, Facebook, Sony, LG та багато інших.
Не допоміг навіть анонс обмежень та заходів безпеки. Їх попередньо опублікував організатор, бажаючи переконати учасників у повному контролі ситуації. Передбачалося, що ця інформація знизить страх перед можливим ризиком.
Перелік заходів захисту включав заборону на відвідування івенту для жителів провінції Хубей (епіцентру коронавірусу). Крім того, учасники, які побували до цього в Китаї, повинні були довести, що прибули звідти раніше, ніж 14 днів тому. Також організатори взяли на себе зобов’язання подвоїти кількість медперсоналу в порівнянні з торішнім заходом. Ще одне анонсоване нововведення – температурний скринінг. Це далеко не все. У своїх заходах безпеки організатори зайшли так далеко, що запропонували політику «зустрічей без рукостискань».
Уже зрозуміло, що все це було даремно.
Чим досвід MWC може бути корисний для інших івентів?
Наслідки скасування великого заходу ще належить визначити. Зараз з’ясовується питання компенсації витрат учасників, що встигли закупити виставкові стенди та понести інші фінансові втрати. Також гостей івенту, який так і не відбувся, цікавить питання повернення коштів за придбані квитки.
У цілому, страховий контракт івенту включає компенсацію усіх витрат, у тому числі, і витрат через скасування «у ситуації, не контролюється організатором». Розмір відшкодування – до 12,953 тис. доларів США. Однак в контракті є спеціальні умови, прописані дрібним шрифтом. Вони дають право не компенсувати витрати, коли івент скасований через інфекційне захворювання. Особливо, якщо воно призвело до:
- введення карантину та обмежень в пересуванні;
- рекомендації відмовитися від поїздок, озвученої національними або міжнародними органами охорони здоров’я.
По суті, це дає право нічого не виплачувати всім учасникам: і тим, що відмовилися від івенту до його скасування, і тим, кого поставили перед фактом. Можна собі уявити масштаби репутаційних втрат організаторів.
Які уроки можуть отримати інші організатори івентів?
Незалежно від розміру заходу, важливо запровадити чітку політику скасування івенту, та прописати прозорі умови в договорах з учасниками. Коронавірус ще не досяг свого піку. Тому скасування та перенесення подій очікуються по всьому світу. Організаторам та учасникам потрібно мати чітке уявлення про те, що покриває, а що не покриває страховий поліс.
Якщо не хочеться нести колосальні репутаційні та фінансові втрати, врятує творчий підхід. Так, експерти івент сфери радять всім організаторам заходів, запланованих на найближчі 4 місяці, організувати потокове мовлення. Це врятує подію, так як спікери, глядачі та учасники зможуть перебувати в безпеці.
Тема актуальна і для України: організаторам краще підготувати альтернативні рішення. Особливо це стосується глобальних заходів з високою анонсованою відвідуваністю. Інвестувавши в організацію прямого мовлення, можна провести івент, навіть якщо ситуація з коронавірусом залишиться небезпечною. Ще в таких умовах краще складати антикризовий план і заздалегідь готуватися до ризиків: щоб потім не вирішувати проблеми в «режимі паніки».
Маєш питання щодо змісту статті? Звертайся до авторки
Тарас Матвійчук
Технічний директор
