Сьогодні поділимося рекомендаціями від Pamela Norwood: креативного директора маркетингового агентства і власниці івент компанії в Нью-Йорку. В її резюме – організація заходів для всесвітньо відомих брендів: Rolling Stone, New York Magazine, GQ, the Condé, Travel & Leisure і багатьох інших. Експерт поділилася своїми думками про те, як створити «ту саму магію», заради якої відвідувачі купують квитки на захід і в день Х наповнюють локацію.

Кожен івент менеджер погодиться: деталі вкрай важливі в процесі підготовки заходу. Увага до «дрібниць» – гарантія того, що івент пройде без неприємних сюрпризів, за планом, а відвідувачі оцінять легку невимушену обстановку. І тільки організатори знають, що за цією невимушеністю – дні і тижні ретельної командної роботи.

Розробка програми івенту, організація кейтерингу, пошук і оформлення локації, установка обладнання, музичний супровід – все це важливо. Але не варто забувати про те, заради чого люди прийдуть на цей захід. Це найголовніше – емоції гостей, їх відчуття причетності до важливої ​​події, їх враження і радість. Як створити цю «магію»? Ось кілька простих рекомендацій.

Не повторювати. Новий івент – нові ідеї

Не можна розслаблятися: не дозволяйте собі і колегам працювати по заїждженим шаблонам. Краще кожен раз «з нуля» розробляти стратегію взаємодії з аудиторією. Уявіть, що ви художник, а кожен проект – це ваше чисте полотно, на якому ви напишете майбутній шедевр.

Как вовлечь гостей

Якщо в голові виникла думка «Круто вийшло в минулий раз. Зроблю так само і зараз, має спрацювати» – не піддавайтеся, не давайте слабину. Організатору не можна спочивати на лаврах, він повинен завжди перебувати в пошуку чогось нового.

Це не банальна мотивація. Сенс глибший: якщо організатор дозволяє собі повторюватися, дуже скоро він перетворить свою роботу в конвеєр. У результаті, втратить до неї інтерес, а це відіб’ється на якості. Відчуття новизни – те, заради чого багато хто приходить в івент-сферу. Його потрібно зберігати.

Ентузіазм, почуття гумору і взаємоповага

Кожен член команди організаторів – цінність. Всі фахівці, що працюють над підготовкою заходу, формують імідж івент компанії. Вони – її обличчя. Результат організації і успіх івенту безпосередньо залежать від їх залучення і мотивації.

Натхнені, впевнені в своїй роботі члени команди створять відмінну атмосферу івенту, зможуть передати позитивний настрій учасникам і відвідувачам. А все починається з взаємної поваги. Всі – від хлопця, який заварює каву, до керівника проекту повинні шанобливо ставитися один до одного. Важливі якості для організатора заходів: ентузіазм, оптимістичність, почуття гумору. Культивуючи позитивні емоції і взаємодопомогу, легко працювати спільно і організувати успішні івенти. Погодьтеся, воно того варте.

Уміння викликати захват

Мабуть, це найскладніший момент. Домогтися, щоб аудиторія була в захваті можна тільки одним способом: здивувати її. Для початку варто оцінити всі тонкощі організації та скласти перелік моментів, без яких не можна провести івент. Після можна оцінити кожен пункт списку з позиції «Що, якщо …». Таким простим способом можна по-іншому подивитися на стандартні рішення і урізноманітнити навіть рутинні моменти: будь то оформлення входу, кейтеринг або що-небудь інше. Будь-яку з дій можна піднести так, щоб відвідувачі прийшли в захват.

Pamela Norwood навела приклад зі своєї практики:

«Готуючи івент Global Bazaar для Travel & Leasure, ми поставили перед собою завдання сконцентруватися на тематиці подорожей. Тому всі елементи: від оформлення локації до програми і брошури, асоціювалися у відвідувачів з поїздками по країнах світу. А ще ми залишили місце для елемента несподіванки. Адже в кожній подорожі щось нове і незвичайне може чекати буквально в будь-який момент, і ніхто не знає, що це. Крім того, тематиці івенту відповідав і зовнішній вигляд команди. Зокрема, на офіціантах була уніформа в індійській стилістиці».

Как вовлечь гостей

Ще один приклад – фестиваль Marfa Film Festival (Техас), який відвідала Pamela Norwood. Івент проходив в комісійному магазині. Перед тим, як дати гостю напій, йому пропонували вибрати ємність з асортименту магазину. На вибір були запропоновані незвичайні чашки, баночки з-під джему, пивні кухлі. Ціна ємності була доступною: від півдолара до долара. Куплену ємність досить було передати бармену, щоб він почав готувати індивідуальний напій.

Атмосферу доповнював музичний колектив, який грає композиції в стилі кантрі. Дівчата і жінки, що представляють сторону організаторів, носили старомодні зачіски (високі пучки). Організаторам вдалося створити утихомирену атмосферу. Гості, які потягували напої з незвичайної тари, відчували власну індивідуальність. Рішення було дуже простим, але геніальним: івент зі звичайного перетвориться в особливий.

Можливість здійснювати відкриття

Напевно, кожному довелося хоч раз, але побувати на подібному заході: коли приходиш на локацію, береш напій, попиваєш і чекаєш: що ж цікавого відбудеться? Але подій немає. Похмурий івент – що може бути неприємніше? Не можна доводити гостей до нудьги і розчарування. Їм необхідно рухатися і здійснювати відкриття. Бути в центрі цікавих подій – тренд сучасної культури.

Працювати так, ніби на івент приїде королева

Pamela Norwood рекомендує створити образ «гостя мрії». Це потрібно, щоб команда орієнтувалася не на «середньостатистичного відвідувача», а на щось більше. Навіть якщо івент далекий від королівського прийому, а більшість гостей не відрізняють фуа-гра від біг-маку, потрібно створити таку атмосферу, щоб відвідувачі самі побажали відповідати високому рівню.