Чи є необхідність проводити online заходи в період карантинних обмежень? Чи захочуть співробітники компаній дивитися корпоратив і брати участь в активностях віддалено? СЕО івент агентства ARENA CS Яна Матвійчук – про виклики, з якими зіткнулася галузь організації заходів в 2020 році, про складнощі переходу на онлайн-формати і тенденції розвитку.

Как приручить дракона: CEO Arena CS рассказала об особенностях работы ивент менеджера

Який зараз попит на послуги івенторів? Наскільки менше проводиться заходів?

Ринок змінився радикально.

Наше агентство ARENA CS займається організацією подій для корпоративних клієнтів – тобто, В2В послугами. З початком карантину, ще в березні, попит на «класичні» в нашому розумінні івенти в цьому сегменті практично впав до нуля. Корпораціям, бізнесу, громадських організацій зовсім не хочеться (це і логічно, і вірно) брати відповідальність за безпеку і здоров’я людей: учасників, спікерів, артистів і персонал на масових і локальні події. Не кажучи вже про ризик порушення законодавства.

Заходи, по суті, заборонені. Але завдання, які вони повинні вирішувати, нікуди не поділися. Бізнесу та громадським організаціям все так же потрібно навчати, залучати, просувати товари або ідеї, популяризувати проекти, мотивувати команди і згуртовувати людей навколо спільних цілей і цінностей.

Всі заходи масово, але з поперемінним успіхом і ефективністю, спробували перевести в «онлайн». Тільки наше агентство в проміжку з кінця квітня по жовтень організувало 200+ онлайн івентів різного масштабу: від міжнародних форумів до внутрішніх корпоративних тренінгів.

Рік тому в грудні українські компанії щосили готувалися до корпоративів. Що зараз коїться?

Новорічні корпоративи не стали винятком. З середини літа наша команда брала участь в 15 тендерах на корпоративи великих компаній, і всі замовники просили розраховувати кошторис на офлайн і онлайн формати. Чесно кажучи, ми вже влітку розуміли, що офлайна не буде точно, і робили акцент саме на онлайн івентах. В результаті, практично всі ці тендери закінчилися скасуванням планів проводити масштабні «гуляння» навіть онлайн.

Справа в тому, що за місяці карантину і догляду в онлайн вималювалися дві чітких тенденції:

  1. «Онлайн сліпота». Люди включаються в Зум або інші платформи «по накатаній», але вкрай слабо сприймають контент з екрану, і ще слабше залучаються до активності, не ставлять питання і т. Д. Часто трапляється, що аккаунт підключений до події, але камера і мікрофон вимкнені – і взагалі невідомо, чи є людина перед своїм девайсом або кудись пішов. В онлайн немає обміну енергією, яка властива для живих подій. Онлайн можна вчити, можна вести переговори, але на жаль, поки не можна надихати і обмінюватися енергіями. Впевнена, що трохи пізніше ми або навчимося так робити, або зміниться покоління, яке не знало іншої реальності і тотальний онлайн стане новою нормальністю.
  2. ТОП менеджмент корпорацій вже однозначно вважав економію від скасування всіх рутинних івент витрат, але ще не порахував «ефект відміни». Як би там не було, однозначно оцінити позитивний чи негативний вплив скасування корпоративів на тлі всієї купи змін в бізнес-процесах і системах, моделях взаємодії в командах за 2020 рік ще неможливо. І компанії не жадають витрачати великі бюджети на не дуже ефективний онлайн, або не можуть поки оцінити і уявити «як це буде».

Можливо, варто залучити в якості аргументів успішні приклади зі світового досвіду? Або знайти можливість провести традиційний оффлайн свято?

У світовій практиці ще не напрацьований масив реальних кейсів і перевірених ефективних форматів. Тому побоювання корпорацій мені зрозумілі.

Оффлайн же формат корпоративів законодавчо заборонено: по крайней мере, для компаній з персоналом 20+ людина. І найменших передумов до того, що ситуація зміниться, я не бачу. Не можу сказати, що всі 100% бізнесів і організаторів це розуміють – судячи з деяких публікацій в соціальних мережах. Але масових традиційних вечірок в 2020 році точно не буде. Ну, або це будуть підпільні вечірки, які через кілька днів продовжаться в чергах на тестування в лабораторіях.

Які основні вимоги замовника онлайн корпоративу зараз?

Кейтеринг 2020

В основному клієнти планують комбінацію з доставки гастрономічних наборів + короткі онлайн «вечірки» зі звітами за 2020 рік, привітаннями та нагородженнями співробітників, які відзначилися в важливих для компаній проектах.

Картинка і розмах онлайн вечірок дуже сильно різняться залежно від замовника: від віртуальних квестів до YouTube-трансляції попередньо записаного контенту, від професійної студії з поперемінної зміною спікерів / артистів до мовлення з офісу клієнта.

Однозначно, є величезний запит на відеозйомки абсолютно різного формату, динаміки, креативу і специфікацій: від формату традиційних привітань а-ля «спікер в кадрі з келихом ігристого вона каже слова» на одну камеру до динамічної зйомки з кранами, автомобілями і дронамі. Тут ситуація і запит залежить від рівня креативності, внутрішньої свободи і, в хорошому сенсі, зухвалості, швидкості і бажання проявити себе і свій бренд у керівників і маркетинг / HR / PR команд в компаніях.

В подарунках і гастро наборах просять балансу креативу і бюджету. В онлайн вечірках просять участі зірок в форматі коротких включень з поздоровленнями. Але при цьому замовники не надто готові сприймати гонорари в 3-10 тис. У. е. за такі послуги. Також є масовий попит на тематичні сайти онлайн івентів або проектів для збору аудиторії. Ми навіть відкрили відділ, який займається швидкої версткою різноманітних сайтів для івентів.

Які нові формати і рішення для новорічних онлайн корпоративів готові запропонувати івентори? У чому основна складність їх реалізації?

Радикально нових і в той же час круто технічно реалізованих рішень на даний момент немає. Саме тому, що ще не напрацьований масовий досвід, що не зібрані будь-яка статистика і фідбек від аудиторії.

Наше івент співтовариство дуже сподівається, що щорічний Event Industry Forum 2021 відбудеться, і ми там зможемо зібрати і почути коментарі, відгуки від сміливих і активних бізнесів, а також і громадських організацій.

Нам цікава думка всіх, хто пробували і впроваджували різні типи онлайн і гібридних активностей (самостійно або з агентствами) з приводу впливу онлайн і гібридних подій на їх аудиторії. Це ж стосується і продюсерів зірок шоу-бізнесу, організаторів фестивалів і т. Д. Всі гравці івент ринку бажають зрозуміти працездатність нових форматів в масі, а не тільки на своїх фокусних проектах, орієнтованих під конкретних клієнтів.

Якщо говорити про підходи, які зараз прийнято вважати «новими» – мова, по суті, йде про телевізійних і / або радіо форматах: ток-шоу, реаліті-шоу, випуск новин з рекламними паузами, церемонії нагородження та «блакитному вогнику», « столі замовлень »в найрізноманітніших їх компіляціях і гібридах.

Я не можу назвати їх інноваційними, так як вони відомі і використовуються вже кілька десятиліть. Ці формати спрямовані на досить розслаблений і частково усвідомлене споживання. Вони мають право на життя, просто показники ефективності тут треба заміряти по-іншому: не так як в живих івентах. Новими вони, безумовно, є для багатьох організаторів, замовників, артистів, спікерів і всіх, хто звикли працювати «живцем».

Окремо стоять VR івенти. Формати онлайн корпоративів у віртуальній реальності цілком заслужено можна підносити як інноваційні. Єдиним відчутним перешкодою їх масового прогресу і впровадження є ще недосконалі технічні та програмні рішення, дорожнеча обладнання, необхідного для повноцінного занурення у віртуальний простір.

Роль грає і відсутність досвіду у аудиторії. Погодьтеся, що читання громіздких «геймерських» інструкцій перед входом «на івент» – це розвага не для всіх. Ці причини взаємозалежні: круті програми не працюють на стандартному «залізі», а дороге обладнання (VR окуляри і сильні комп’ютери), поки недоступні масовому учаснику подій. Так само як і відсутній геймерський досвід для швидкої адаптації і навігації у віртуальному просторі.

Тому більшість онлайн корпоративів і гулянь будуть сфокусовані навколо «телевізійних» і стрімінгових форматів з поправкою на вимоги до картинки, чисельності та технічної просунутості аудиторії. Значення матимуть бюджет на продакшн і лайн ап у компанії-замовника.