Як підготувати онлайн івент на вищому рівні. З чого почати?

Постановка цілей

Це невід’ємна частина процесу планування. Потрібно визначити, навіщо цей захід, чому його потрібно провести саме зараз і що воно повинно дати компанії, а також кого хочеться запросити на нього і за якими критеріями можна вважати, що івент пройшов успішно.

Важливо ставити смарт-цілі: конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні і своєчасні. Поставивши мети, можна розробляти стратегію. Простіше кажучи – аналізувати, яким саме чином реалізувати поставлені завдання.

Вибір формату

организация онлайн ивента

Існує безліч способів провести віртуальну захід. Ось тільки деякі ідеї:

  1. Вебінар. Сучасний «малий формат» – наприклад, zoom івент у вигляді прямого спілкування тренера і невеликої групи учнів, з можливістю безпосереднього прямого спілкування.
  2. Веб конференція онлайн. Глобальний івент, який об’єднує локальних або міжнародних спікерів. Може проводитися повністю видалено (прямі включення спікерів) або в комбінованому форматі (спікери збираються офлайн в одній локації, і мовлення ведеться з неї).
  3. Онлайн корпоратив. Абсолютно новий формат, в якому є багато простору для експериментів. Може проходити у вигляді квесту, командної гри, майстер-класи, дегустації і т.д.

Підготовка контенту

Це контент, який буде використовуватися для просування івенту, безпосередньо для події і роботи з удаптооріей після завершення заходу. Він грає вирішальну роль: від нього залежать враження і досвід аудиторії. Зміст повинен бути продуманим до дрібниць і працювати на досягнення поставлених цілей.

Технічні тонкощі

организация онлайн ивента

Короткий чек-лист, який допоможе вибрати ідеальну платформу для онлайн заходи:

  • Чи потрібна система продажу квитків і попередньої реєстрації?
  • Досить екрану трансляції або потрібно створювати сайт заходу?
  • Який набір інструментів потрібен організатору і спікеру (модерація коментарів, перемикання екранів, одночасна трансляція в соцмережі і ін.)?
  • Які елементи взаємодії з аудиторією необхідні?
  • Які інструменти аналітики потрібні для оцінки ефективності івенту?

Вибір платформ для віртуальних заходів достатній. Серед них, наприклад:

  1. Zoom. Інструмент для переговорів, відеоконференцій до 1000 учасників, мозкових штурмів. Серед можливостей: демонстрація екрану, чат, відключення звуку для обраних користувачів, запис відео і т.д. Працює на комп’ютерах і мобільних пристроях.
  2. Jitsi. Сервіс для онлайн відеоконференцій з одночасною трансляцією на зовнішніх майданчиках (включаючи YouTube). Серед опцій: запис екрану, чат. Працює в браузерах і через мобільний додаток.
  3. Google Hangouts – інструмент для спільної взаємодії в невеликих робочих групах. Можна провести через нього локальний тренінг або робочу нараду. Серед опцій: обмін повідомленнями, групові чати.

Організаційні «тонкощі»

Сама рутинна, але вкрай важлива частина підготовки. Включає вибір правильної дати і часу проведення онлайн заходи (з урахуванням різниці в часі, календарних свят, графіка спікерів та ін.), А також розсилку запрошень, просування івенту і десятки інших операцій.

Також це період укладання контрактів з постачальниками обладнання, з платформою для трансляції та іншими підрядниками. В цей же час потрібно організувати навчання персоналу і спікерів (бо при всій простоті трансляційних інструментів розібратися з ними без підказки не вийде).

Просування аудиторії

Просуваючи онлайн захід, потрібно пам’ятати цільової аудиторії. Вибір каналів комунікації залежить від цього: реклама, соціальні мережі, e-mail розсилки або повідомлення через профільні ЗМІ. Потенційному учаснику потрібно озвучити комерційний аргумент – те, заради чого він повинен купити квиток або підключитися до безкоштовної трансляції.

Вибір інструментів залучення

организация онлайн ивента

Кілька варіантів інтерактиву для утримання глядачів:

  • можливість задавати питання з поле для коментарів або в чаті;
  • участь в опитуваннях і вікторинах;
  • заохочення живих обговорень в соціальних мережах;
  • прийом глядацьких пропозицій і ідей;
  • згадка в ефірі авторів цікавого контенту, пов’язаного з івентом;
  • онлайн ігри.

А що в кадрі?

Якщо ви думаєте, що глядачам буде цікаво кілька годин поспіль дивитися на балакучі голови в екрані – ви помиляєтеся. Трансляцію – як і локацію оффлайн івенту – потрібно декорувати. Відповідність тематиці, цілісність, цікаві акценти, зручний призначений для користувача інтерфейс – ключові побажання.

Проведення віртуального заходу

Що потрібно врахувати, коли до трансляції залишаються лічені години:

  1. Доступність. Платформа доступна для реєстрації та входу з будь-якого пристрою, незалежно від географії.
  2. Репетиції. Вкрай важливо зробити «прогін», щоб побачити проблемні місця і поліпшити якість (як в самому сценарії, так і в технічних моментах).
  3. Готовність до технічних проблем. Повинен бути «план Б» на випадок непередбачених ситуацій. Наприклад, запис трансляції для тих, хто втратили можливість дивитися її онлайн.

Аналіз ефективності

Як зрозуміти, чи успішно пройшов онлайн івент? Чи вдалося досягти цілей? Використовуючи інструменти аналітики (зазвичай їх надає платформа відеохостера), варто проаналізувати:

  • охоплення трансляції;
  • кількість відмов (і причини);
  • залученість;
  • що саме викликало піковий інтерес аудиторії;
  • коментарі та питання на платформі.

Окремо потрібно вивчити реакцію учасників і глядачів: публікації в ЗМІ, відгуки і згадки в соціальних мережах. Якщо захід був спрямований на конкретні комерційні цілі, потрібно вивчити їх (зростання продажів, кількості пошукових запитів, трафіку на сайті і т.п.) .

Замість висновків

Спочатку організація віртуального заходу може здатися простим завданням. Але ми показали, що процес підготовки успішного онлайн івенту вимагає часу, досліджень, ресурсів і професійних знань. Очевидно, що впоратися своїми силами з цим неможливо. Потрібна професійна команда організаторів. Делегувати їй підготовку – вірне рішення, яке дасть якісний результат і допоможе домогтися поставлених бізнес-цілей.