Організація заходів – необхідність, яка рано чи пізно з’являється у всіх компаній і підприємств. Від цілей і завдань, покладених на захід, залежить формат заходу. Івенти можуть мати формат корпоративу, корпоративного відпочинку, конференції, семінару, тренінгу, тімбілдінга, брифінгу, прес-туру та ін. Заходи грають величезну роль в розвитку бізнес-стратегії і дозволяють:

  • просувати інвестиції, технології, торгівлю;
  • поширювати знання і освіту;
  • заявити про себе широкому загалу;
  • презентувати нові товари, послуги і компанії, що вийшли на ринок;
  • отримати нові корисні знайомства;
  • зміцнити контакти зі старими партнерами і клієнтами і отримати нових;
  • підтримувати інші сфери бізнесу;
  • залучати професіоналів;
  • формувати і ефективно поширювати корпоративну культуру,
  • покращувати відносини в колективі, формувати командний дух;
  • заохочувати співробітників за відмінні результати в роботі і підвищувати лояльність компанії і багато іншого.

Такі результати можуть дати успішно проведені заходи, тобто такі, які дозволили досягти поставлених цілей.

Організація заходів: як зробити захід успішним

организация мероприятий

Кожен захід було ініційовано з певними цілями. Відповідь на питання “НАВІЩО?” дозволить точно визначити основну мету івенту. Наступним питанням, на який необхідно дати відповідь, є  питання “ЩО?”. Відповідь дозволяє вибрати найбільш дієві робочі інструменти, які допоможуть втілити в реальність намічене. Останнє запитання “ЯК?”. За допомогою відповіді на нього складається план того, як правильно використовувати або комбінувати робочі інструменти для досягнення найбільш ефективного результату. Далі ми розповімо за допомогою яких унікальних сучасних гаджетів можна зробити захід неординарним і успішним.

Організація заходів від ARENA CS: цілі досягаємо завжди

Але в першу чергу варто представитися і розповісти про себе і чому тема “Організація заходів” нам більш ніж знайома. Ми, івент компанія ARENA CS, яка займається організацією і проведенням заходів різних масштабів і форматів. Агентство було засноване в далекому 2014 році, за час існування успішно втілили в реальність більше 7000 проектів. Географія наших послуг охоплює Україну, країни Європи та Азії. Наш досвід роботи великий, методика роботи унікальна, корпоративні стандарти якості суворі, матеріально технічна база величезна. Завдяки цьому ми завжди досягаємо поставлених цілей і проводимо тільки успішні івенти. Як сформулював свою думку про нашу роботу один постійний клієнт: “Івенти з ARENA CS – це емоції, які неможливо передати словами! Кожен наш організатор заходів і ведучий на корпоратив Київ розуміє наскільки це важливо, щоб все вийшло круто, щоб всі учасники були задоволені, і він би міг в майбутньому з гордістю згадати і розповісти про цей захід, особливо, якщо це був масштабний івент.

Рекомендація № 1. Організація заходів з використанням системи підзарядки телефонів “Enercell”

организация мероприятий

Організація заходів буде набагато успішніша з використанням системи підзарядки “Enercell”. Дуже часто захід має велику тривалість у часі, а смартфони активно використовуються учасниками, в результаті цього, гості швидко залишаються без зв’язку. Акумулятори швидко розряджаються, можливості зарядити, як правило, немає. Людина залишається і без зв’язку, і без можливості використовувати функції свого смартфона. Організатор заходів може подбати про своїх учасників і встановити систему підзарядки “Enercell”, яка дозволить швидко і безпечно проводити зарядку телефонів.

Що таке система підзарядки “Enercell”

Розроблена, спроектована, і проведена в Америці, сьогодні користується величезною популярністю в усьому світі. Для України ж це новинка, про платформу ще мало хто знає. Event менеджер може скористатися цим і здивувати гостей івенту.

Висока якість платформи підтверджено наявністю сертифіката якості ISO 9001: 2008.

Технічні характеристики станції “Enercell”:

– кожна платформа має 6 безпечними осередками для зарядки смартфонів;

– кожна клітинка в свою чергу забезпечена, 4 кабелями, які сумісні практично з усіма моделями смартфонів. Кожен учасник зможе підзарядити свій гаджет, незалежно від того, яка у нього модель.

– кабелі системи мають сертифікат якості і сумісні з iPhone, Android, Samsung, LG, HTC, HUAWEI, Lenovo, Windows. Також підтримує USB-C;

– платформа має LED екран, обладнаний різнокольоровою підсвіткою; ергономічний. Функції екрану: демонстрація презентацій, фото та відео матеріалів. Функція дозволяє ефективно демонструвати ролики з тематикою заходу, рекламу компанії організатора або ж програму івенту, наприклад, конкурси для корпоративу. Учасники зможуть ознайомитися з важливою інформацією самостійно. Дуже зручно.

Основні переваги платформи “Enercell” це:

организация мероприятий

– Enercell – всесвітньо відомий бренд, рівень якість, якого перевірено роками. Enercell – вибір представників великого бізнесу;

– 100% гарантія сервісу;

– користувач отримує супровід в режимі 24/7;

– відсутність доступу до особистої інформації на смартфоні і кредитній карті забезпечує абсолютну конфіденційність. Інформація та особисті дані користувача залишаться тільки його, і він може не перейматись, що станеться витік;

– автоматизовані осередки і доступ через самообслуговування забезпечують безпечну функцію підзарядки. Телефони не пропадуть і не зникнути за час підзарядки. Людина може спокійно займатися своїми справами і не чекати на місці поки телефон підзарядиться;

– зарядка проводиться на максимально швидкої для телефону швидкості;

Увага! Додатковою перевагою системи підзарядки виступає можливість брендування передньої панелі, яка може бути виконано в стилі, обраному клієнтом. За бажанням може бути розроблений унікальний дизайн, відповідний корпоративному стилю або ж тематиці заходу.

Що отримає ведучий на корпоратив Київ, встановивши платформу “Enercell”:

– забезпечення гостей постійної зв’язком і можливістю користуватися своїм гаджетом;

– привернути увагу гостей;

– продемонструвати турботу про учасників заходу;

– презентувати свій івент;

– створити цікаву тематичну фотозону;

– рекламувати свої послуги або товари.

Рекомендація №2. Організація заходів з використанням літаючих мікрофонів

Організація заходів буде виглядати по-новому за допомогою літаючих мікрофонів. Це ще одна новинка для українського ринку івент послуг. Уявляють себе невеликі куби, легкі і які мають дуже приємне на дотик покриття. Такі мікрофони легко “перелітають” з рук в руки, і кожен учасник заходу отримує можливість висловитися, не піднімаючись на трибуну або сцену. Ведучий на корпоратив Київ буде легко вести івент, легко направляти учасників, зможе залучити абсолютно кожного учасника в спільну розмову.

Організація свят Київ з використанням літаючих мікрофонів:

  1. Захід, незалежно від формату і масштабу, буде наповнене дружній, невимушеній і сповнений демократичною атмосферою, що істотно збільшує ефективність заходу.
  2. Розрядити саму напружену обстановку і направити розмову в потрібне русло.
  3. Контролювати захід і дотримуватися часових рамок;
  4. Проводити конкурси для корпоративу;
  5. Можливість кожному висловити свою думку, не піднімаючись з місця;
  6. Спілкуватися в ігровій формі, що виступає ідеальним рішенням для тімбілдніга.
  7. Замінити традиційні переносні мікрофони, тим самим здивувавши гостей і учасників. Вони точно таких мікрофонів ще не бачили.

Стати першовідкривачем і одним з перших використовувати інноваційний винахід.

Рекомендація №3 Організація заходів з використанням чат-ботів: швидко, просто, з користю

Організація заходів з впровадженням мобільних додатків підвищує коефіцієнт корисної дії організатора і сприяє залученості гостей в івент. Спеціальні мобільні додатки завантажуються і встановлюються на смартфони. Для їх використання необхідно пройти реєстрацію, придумати логін і пароль.

За допомогою стандартних мобільних додатків event менеджер зможе:

  • проводити інформування учасників івенту і всіх, хто бере участь в організації;
  • поширювати інформацію, наприклад, програму заходу;
  • познайомити зі спікерами таведучими;
  • проводити реєстрацію учасників;
  • користуватися навігацією;
  • призначати час і місце для зустрічей;
  • збирати контактну інформацію та проводити онлайн опитування;

отримати зворотній зв’язок.

Переваг установки і використання мобільних додатків дійсно багато, але є один істотний недолік, вони позбавлені індивідуального підходу до кожного клієнта, і вони не зможуть дати відповідь на певне питання. Тому на зміну мобільних додатків приходять чат боти. Спеціальні ботів-консьєржі можуть інтегруватися месенджери, смс-повідомлення, соціальні мережі, месенджери і в інші інформаційні канали.

Чат боти можуть спілкуватися як жива людина, вони відповідають на питання, ведуть діалог на рівних. Боти-консьєржі, яких навчають, вони розвиваються і вчаться. Ведуть розмову на тій мові, на якому звернувся користувач. Вони використовують сленг, згідно їх конкретним потребам і запитам, що робить спілкування зрозумілим і корисним. Часто людина не може повірити, що спілкується не з реальною людиною.

Використовуючи боти-консьєржі event менеджер можна:

  • отримувати і поширювати інформацію про програму івенту, місце і час проведення;
  • спілкуватися на всіх мовах світу;
  • інформувати про подію в режимі реального часу;
  • познайомити учасників зі спікерами,ведучими;
  • отримати доступ до інтернету і Wi-Fi;
  • отримати вільне місце на парковці, прокладати маршрути;
  • проводити опитування, збирати й аналізувати інформацію про учасників і їхні відгуки. Наприклад, дізнатися які конкурси для корпоративу найбільш сподобалися аудиторії, а які ні. Надалі аналіз зібраної інформації дозволяє проводити ефективну роботу над помилками і поліпшенням послуг, що надаються.

Організація свят Київ, які переваги чат ботів:

  1. Боти не вимагають установки на мобільні пристрої, в результаті чого витрата заряду акумулятора не зменшується, що було при використанні мобільних додатків.
  2. Немає необхідності проходити багаторівневу авторизацію, запам’ятовувати і вводити логін і пароль.
  3. Скористатися допомогою чат бота можна моментально.
  4. Лексика чат бота адаптована під кожного конкретного користувача, він буде вести діалог з людиною на зрозумілій мові, він вчиться, запам’ятовує і використовує інформацію доречно.
  5. Чим довше триває використання чат бота, тим точніші відповіді і тим більше взаєморозуміння між користувачем і чат ботом.
  6. Збирають і надають статистику часу, кількості звернень, поставлені запитання, неприємностей і непередбачених ситуацій, які мали місце на івент.

Підіб’ємо підсумок сказаному. Організація заходів при використанні перерахованих нами інноваційних гаджетів буде більш успішною і результативною. Організатор заходів для того, щоб його заходи були яскравими, дарували позитивні емоції і досягали поставлених цілей, просто зобов’язаний бути в курсі всіх новинок і намагатися їх використовувати в числі перших.

Організація свят Київ від компанії ARENA CS це заходи, які завжди потрапляють у ціль. Ми подаруємо самий запам’ятовуються емоції вашому події! У роботі ми використовуємо сучасні методики і підходи, застосовуємо самі ультрасучасні гаджети.

Запам’ятай: Ти будеш пишатися івентом, який провів з ARENA CS!