Компанія ARENA CS більше 14 років працює на ринку івент послуг. Основна спеціалізація – професійна організація заходів. Більше 50% івентів – ділові заходи: форуми, конференції, прес-тури, брифінги, тренінги. Досвід дозволяє нам поділитися деякими нюансами організації.

Класичний приклад протокольного заходу – 12 Kyiv Security Forum, який відбувся 11-12 квітня в Києві. Організацією події займалася команда фахівців ARENA CS.

Протокольний захід: що це?

Протокол – форма демонстрації хороших манер і взаємоповаги між сторонами. Київський Форум Безпеки об’єднав представників істеблішменту, науки, ЗМІ, інших галузей з України, США, Європи. Дотримання протоколу стало обов’язковою нормою при організації заходу.

Протокол на Kyiv Security Forum, який відвідали Президент України, депутати різних держав, експерти, забезпечив безперешкодну взаємодію з урахуванням інтересів усіх спікерів і гостей.

Цілі протокольних заходів

организация протокольного мероприятия

ARENA CS організовує протокольні заходи, цілями яких є:

  1. Забезпечення представницьких функцій.
  2. Вирішення глобальних питань, переговори на найвищому рівні.
  3. Дотримання урочистих приводів.

Класичний приклад протокольного заходу – прийом. На прийомі потрібно створити комфортну атмосферу для взаємного обміну думками, досягнення попередніх домовленостей, вирішення питань. Прийоми можуть бути різними (як і приводи для їх організації). Але всі вони побудовані на загальних, сформованих протягом століть принципах.

Тонкощі організації

Київський Форум Безпеки (KSF) готували, дотримуючись вимог протоколів для прийому високих гостей. 90% підготовчої роботи зайняло дотримання «дрібниць», важливість яких на таких заходах безпрецедентна.

П’ять секретів організації протокольного заходу від ARENA CS на прикладі Kyiv Security Forum:

  1. Безпека. Гостями KSF стали представники істеблішменту національного і глобального рівня. Вимоги безпеки часто суперечать організації переміщень гостей і роботі з устаткуванням: кожне питання вирішували компромісно. Так, при монтажі локацій враховували, що техніка, конструкції і приміщення будуть піддаватися перевіркам з боку сек’юріті-служб за 3-4 години до початку.
  2. Запрошення. Участь ТОП-гостей передбачає ранні контакти. Це дуже затребувані і зайняті люди, робочий графік яких складають щохвилини. Тому запрошення направляли за 6-12 місяців, і тільки після отримання відповіді починали переговори з протокольною службою гостя з питань формату, можливості анонсування в програмі і т.п.
  3. ЗМІ. Київський Форум Безпеки – традиційний захід з відомим статусом і високими гостями. Для акредитації представників ЗМІ реєстрації була виділена окрема команда, а також створені умови для підключення техніки. Всі журналісти отримали необхідний пакет прес-матеріалів.
  4. Тайминг. При складанні програми виступів і дискусій організатори об’єктивно оцінювали витрати часу, добивалися дотримання регламенту. Завдяки цьому спікери виступали в точно призначений час.
  5. Культурні особливості. ARENA CS передбачила для заходу такого рівня просторі локації, в яких було достатньо місця для гостей, розміщення обладнання, роботи персоналу і ЗМІ. Мультинаціональна участь вимагала вираховування при розробці формату, декорацій і меню традиції, норми і релігійні переконання гостей. Ці особливості враховувалися також при розсадженні учасників. Спікери та модератори отримали рекомендації, пов’язані з поведінкою і жестикуляцією.

Організація протокольного заходу: дрібниць не буває

организация протокольного мероприятия

Саме від дотримання тонкощів залежить успіх заходу, доля міжнародних відносин і домовленостей, статус країни. Ключова місія організатора – створити такі умови, щоб захід рухався по заданому курсу, а всі процеси проходили точно і вчасно. При цьому робота івент-команди не повинна бути явною, помітною: важлива природна атмосфера, яка і свідчить про бездоганну організацію.