10+ правил по роботі з декором при підготовці івенту

Декорації – невід’ємний елемент будь-якої події. Неважливо, що це – пара банерів або різноманітність складних об’єктів, організатору потрібно професійно підійти до процесу вибору, виробництва і установки декору. Ми сформували кілька правил по роботі з декоративними елементами, які дозволять уникнути помилок, заощадити і зберегти багато нервових клітин.

«Сім разів відміряй»

Краще на ранніх підготовчих етапах запросити на локацію фахівця з декору, щоб він самостійно зробив виміри і вивчив особливості майданчика. Від цього залежить все: в тому числі варіанти кріплення конструкцій і інші тонкощі. Побачивши самостійно, фахівець зможе більш точно все продумати: це позбавить від форс-мажору і зайвих витрат.

Витрати на монтажників

Погоджуючи кошторис з підрядником, потрібно обговорити, чи входить у вартість присутність на локації чергових монтажників під час івенту. Зазвичай це враховується за замовчуванням, але при скороченні бюджету опція може випасти.

Куратор проекту

На початку розробки проекту краще призначити арт-директора: фахівця, який курирує всі процеси створення візуальної концепції. Це повинен бути фахівець, якому можна довірити право вирішального думки. Це допоможе оптимізувати витрати, позбувшись доробок і переробок.

Помічник на локації

Монтаж декорацій зазвичай здійснюється в терміновому порядку: немає ні хвилини вільного часу. Краще підстрахуватися і виділити окремого працівника, який буде стежити за чистотою і порядком на локації, щоб не відволікати через це монтажників.

Візуалізація

Замовників і організаторів подобається заздалегідь бачити і розуміти, як все буде оформлено. Відправляючи ТЗ для декораторів, краще візуалізувати всі ідеї, щоб уявлення про майбутні завдання було однаковим у всіх сторін.

Планування всіх «стикувань»

Декораторам доведеться працювати на одному майданчику з іншими підрядниками. Щоб не виникало конфліктних ситуацій і нестиковок (особливо по частині технічного забезпечення), краще попередньо зібрати всіх підрядників і обговорити всі моменти.

Контроль всіх етапів

Організатору краще особисто перевіряти пробники друку, контролювати виробництво і етапи монтажу декорацій.

З усіх сторін

Зазвичай на попередніх візуалізації демонструють найвигідніші ракурси. Але в реальності учасники бачать майданчик з різних сторін, в тому числі і зверху. Тому краще заздалегідь перевірити і переконатися, що з будь-якого ракурсу майданчик виглядає привабливо.

На світлі не економлять

У 99% випадків потрібна якісна підсвічування декорацій для досягнення потрібного візуального ефекту. Якщо заощадити на світлі, є ризик, що декор «провалиться» на загальному тлі локації, і витрати на нього будуть недоцільними.

Тіні теж важливі

Якщо готується великий івент з величезним сценічним простором, потрібно враховувати, що будуть бачити глядачі на задніх рядах. Наприклад, букви краще відтіняти: з великої відстані вони будуть здаватися об’ємними. Те ж стосується іншого декору.

Чіткі дедлайни

З декораторами потрібно обговорити як мінімум два дедлайну: максимальний термін отримання (закупівлі) матеріалів і час на роботу з ними. Особливо це актуально, якщо потрібна велика кількість матеріалу з однаковими характеристиками (наприклад, кілька тисяч «квадратів» однакового лінолеуму).

У матеріалів є властивості

Наприклад, дерево – часто використовуваний матеріал при підготовці декору для івентів. Якщо планується використання об’єкта з дерева протягом кількох днів, слід прописати в кошторисі покупку висушеної деревини. Об’єкт з сирого матеріалу втратить форму вже на другий день експлуатації: особливо у вуличних умовах.

Какой материал выбрать для напольного покрытия? В большинстве стран отдают предпочтение пластику. Но сейчас в Украине наблюдается большая разница между дневной и ночной температурой. Это может привести к деформации материала. Поэтому:

• для люксовых мероприятий полы лучше покрыть композитным материалом на основе алюминия. Он сохранит внешний вид в любых условиях;
• для других ивентов и при ограниченном бюджете нужно застелить полы фанерой, предварительно окрашенной каучуковой краской.