Передбачити всі можливі ризики до їх настання. Якщо щось пішло не так — задіяти плани А, Б та інші, щоб досягти запланованого результату. Це — реалії роботи івент менеджера. Кожен захід — це виклик. Організатор враховує кожну змінну та продумує алгоритм дій на будь-який випадок. Дуже схоже на принципи кризового менеджменту, правда? Це чудово працювало у мирний час. Але коли настають, як кажуть юристи, «обставини нездоланної сили», все може полетіти шкереберть. Або ж ні? Розглянемо, як організувати роботу івент компанії в умовах повномасштабної війни, реалізувати проєкти, зберегти команду та не втратити голову.

робота в бомбосховищі

Робота менеджера проєктів триває навіть під час повітряної тривоги

Кризовий менеджмент та організація подій: що спільного?

Спочатку пандемія. Потім — повномасштабний наступ росіян. Перша подія серйозно «підкосила» галузь організації подій (близько 45% агенцій закрилося назавжди або радикально переформатували сферу діяльності). Війна ж, здавалося б, мала «добити» найсильніших. Адже практично не було часу, щоб пристосуватися до роботи у постпандемічному суспільстві, аж тут — нові, значно радикальніші, виклики. Так би й сталося, якби не природна схильність професійних організаторів подій до адаптації.

Івент-менеджер, як відомо, займається плануванням та координацією різних подій, таких як конференції, виставки, святкування, корпоративні заходи та інші. Головна мета — забезпечити успішне проведення заходу згідно з вимогами та метою клієнта. В умовах війни всі ці традиційні параметри йдуть шкереберть. І от саме в такі моменти кожен організатор вмикає у собі «кризового менеджера».

Хто це? Як мінімум — спеціаліст, який бере на себе управління проєктами, що знаходяться у важкому стані через технічні несправності, фінансові негаразди, проблеми зі здоров’ям працівників та інші негативні обставини. Його задача — передбачити ризики та розробити план реагування на кожну з загроз. 

Загалом і організація подій, і кризовий менеджмент належать до загального поняття управління проєктами. Що робить хороший менеджер? Планує, організовує, координує та контролює ресурси (людські, матеріальні, фінансові) з метою досягнення певної мети, яка визначена перед початком проєкту.

Але одна справа — керувати командою. Інша — організувати якусь подію, де команд, зазвичай, декілька і вони різні за структурою та рівнем компетенцій. Тут все залежить від логіки керування, повноважень та відповідальності кожного спеціаліста. Ми в ARENA СS вкотре переконалися, що горизонтально побудовані команди мають більше шансів на «виживання» навіть при серйозних зовнішніх викликах. Але про все по черзі.

передача авто ЗСУ

В перші тижні та місяці війни команда ARENA CS бралася за будь-які волонтерські проєкти

Якщо «веселі часи» вже настали: як налагодити управління проєктами під час війни?

Пандемія та війна стали для українського бізнесу «зовнішніми факторами», які майже ніхто не міг передбачити. Це той самий «форс-мажор», про який обов’язково згадували у всіх договорах, але ніколи не думали, що доведеться в цих умовах працювати. Тож як налагодити управління проєктами, якщо майже все погане, що могло статися, вже сталося? 

В першу чергу:

  1. Виявити головні проблеми.
  2. Проаналізувати ресурси, які є для розв’язання цих проблем.
  3. Створити план роботи в нових умовах.
  4. Розробити механізм ухвалення рішень, враховуючи, що ключові особи можуть бути віддалені географічно та певний час перебувати без зв’язку.
  5. Не забувати мотивувати команду!
  6. Покроково реалізувати план, аж поки зовнішні умови не стабілізуються.
  7. Після цього — підбити підсумки управління проєктами в кризу.

Як ми в ARENA СS реалізували це на практиці?

Дійсно, у лютому 2022 року проєкти зупинилися, більша частина команди переїхала у безпечні місця, і ситуація була, м’яко кажучи, невизначеною. Головним завданням стало збереження команди, підтримка психологічно-морального стану та підготовка до відновлення роботи. Для цього ми:

  1. Запустили волонтерські та інші соціальні проєкти, до яких долучилися івент менеджери компанії.
  2. Регулярно спілкувалися, ділилися новинами, підтримували одне одного.
  3. Використали резервний фонд для виплати заробітної плати у період простою.
  4. Вже у березні публічно оголосили про те, що компанія працює та береться за будь-які соціальні проєкти від мотивації працівників клієнтів до чистого волонтерства.
  5. Почали аналізувати, які наші компетенції, матеріально-технічні ресурси, навички можуть допомагати клієнтам у тяжкі часи розосередження, тривожності та розпачу.

Це допомогло зберегти більшу частину команди та дуже швидко відновити роботу, щойно отримали перші запити від постійних клієнтів.

Пункт незламності від Ізраїлю

Проєкти під час війни змінилися, часом, це координація тривалих соцальних ініціатив

Організація заходів в умовах «нової нормальності»

Звичайно, під час війни навіть у відносно мирних регіонах неможливо готувати заходи «традиційно». Навіть самі підходи та поняття «захід», «подія», «івент» під час війни змінилися. Комендантська година, перекриті дороги, обмеження на пересування, тривоги, вимоги до безпечності локацій, альтернативні джерела електроенергії та зв’язку досить швидко намалювали нові «червоні лінії» організаторам подій.

Кожен проєкт — це мінівиклик, а кожна підготовка схожа на організоване «керування хаосом». Викликів багато: від пошуку спеціальних локацій, захищених від повітряних атак, до розв’язання логістичних проблем та намагання врахувати моральні аспекти. Як приклад можна привести концепцію корпоративних привітань до свят, позбавлену радянських наративів, російської мови, гулянь та танців. Зараз основний фокус на підтримці ЗСУ та соціальних ініціатив, навчанні тактичній медицині, турботі про близьке коло спілкування, збереженні ментального здоров’я.

Звісно, в таких умовах традиційні підходи до управління будуть неефективними. Схема, де один керівник контролює діяльність підлеглих, для сфери організації подій (та ще й в умовах форс-мажору), приречена на провал. ARENA CS рятує інший підхід до організації процесів: горизонтальна побудова управління в командах. Культура свободи та відповідальності.

Горизонтальний проєктний менеджмент та організація команд

Горизонтальний менеджмент — це підхід до управління, який передбачає співпрацю спеціалістів компанії на рівні рівноправних партнерів з метою досягнення спільних цілей. У такому підході акцент зміщується з вертикального керівництва на групову взаємодію та комунікацію між різними підрозділами та конкретними спеціалістами.

Кожен івент менеджмент, який проходив навчання та стажування в ARENA CS, а потім став частиною команди, знає, про що мова. Це — можливість самостійно приймати рішення у межах своєї компетенції, не чекаючи на «одобрямс» керівника чи на те, що хтось «вищий та розумніший» розв’яже проблему самостійно.

Стратегія горизонтального управління передбачає створення сприятливих умов для ефективної взаємодії між учасниками команди. Основні риси такого управління:

  • розвиток лідерських навичок, щоб забезпечити самоорганізованість на всіх рівнях;
  • комунікація та обмін інформацією, що дозволяє швидко розв’язувати проблеми та досягати спільних цілей;
  • загальна стратегія, для всієї організації, яка дає можливість всім працювати в одному напрямку;
  • орієнтація на клієнта, на його потреби та вимоги, щоб вмотивовано працювати над поліпшенням послуг;
  • забезпечення зворотного зв’язку для подальшого покращення якості та професійного зростання;
  • доступ до інформації та знань для всіх спеціалістів організації, щоб стимулювати співпрацю та взаємодію.
arena cs графік івентів

Графік залежності кількості реалізованих проєктів від зовнішніх обставин та підходів до організації роботи

Оцінка ефективності проєктного менеджменту

Принципи горизонтального менеджменту в ARENA CS працюють з 2015 року, і позитивні результати очевидні. До цього івент агенція мала 700-800 замовлень на рік. Після побудови нової схеми управління кількість замовлень значно зросла (від 1513 у 2015 році до 1983 у «передковідному» 2019-му). Коли «ковідні» обмеження зняли, компанія швидко набрала обороти та організувала у 2021 році 1880 івентів.

Організована команда, потенціал ринку — все це допомогло швидко відновити роботу. У воєнні роки, звісно, годі й очікувати на такі результати. Проте в умовах, коли велика кількість івент-компаній зачинилися тимчасово чи назавжди, ARENA CS за 2022 рік успішно реалізувала 649 проєктів. І це враховуючи, що перші замовлення після початку повномасштабного наступу ми отримали лише на початку літа. Не всі проєкти при цьому були івентами: було багато і логістичних, і волонтерських задач. Проте підхід до їх виконання ми не змінювали й він продемонстрував свою ефективність.

Отже, правильна підготовка спеціалістів (івент менеджер = кризовий менеджер) та принципи горизонтального розподілу влади позитивно впливають на розвиток компанії навіть у важких зовнішніх умовах. Якщо кожен спеціаліст має певні повноваження та може приймати відповідальні рішення, це збільшує відчуття дотичності та сприяє більш ефективній роботі команди. Зростає рівень довіри та порозуміння між учасниками, а це дає можливість уникнути конфліктів та спільно реалізувати найбільш амбіційні проєкти навіть під шаленим тиском обставин, на які ми маємо обмежений вплив.