Поганий той івент-менеджер, який при плануванні великого виїзного заходу сподівається на ідеальні умови і не має «плану Б». Практика показує, що навіть професіоналам властиво помилятися. Ціна таких помилок – зіпсований івент, розчаровані учасники і знищена репутація.

Жахливі помилки: як масштабні івенти перетворилися в кошмар для гостей

Ситуація перша. Фестиваль Midsummer Nights Dream, Росія, 2019 рік

Выездные мероприятия

Midsummer Nights Dream – фестиваль мистецтв, який проводять з 2007 року. Відомий унікальним оформленням, атмосферою і підходом: кожен учасник долучається до загального дійства. Все це доповнено музикою від зірок танцювальної сцени. У 2019 організатори вирішили провести фестиваль на острові. До нього потрібно було добиратися кілька годин на кораблях і катерах від пристані, розташованої в селі (45 км від Москви).

Фестиваль готували кілька місяців. Ціна квитка стартувала від 5 тис. рос. рублів (квитки на кораблі всі учасники придбавали окремо). Івент рекламували відомі блогери. Учасникам обіцяли музику від світових і російських хедлайнерів, величезну кількість фотозон, унікальні фуд-корти і багате меню напоїв. Всього було продано більше 4 тисяч квитків. Гості заздалегідь замовляли унікальні дизайнерські костюми «мрійників». Але 20 липня «сон в літню ніч» перетворився в «жахіття в літню ніч».

Що сталося:

  • буквально за день до заходу пішов сильний дощ, який розмив дороги, пошкодив пристань;
  • через погану погоду та організаційні промахи велику частину декорацій не змогли доставити на острів. Кейтеринг теж не встиг дістатися до локації;
  • організатори знали про проблеми, але не зробили нічого, щоб скасувати або перенести івент;
  • часників буквально за кілька годин попередили про те, що місце посадки на кораблі, шатли і боти переноситься в інше село;
  • час очікування одного «борту» затягувалося на 2,5 години. І це – у багнюці, без світла, пледів, на холоді (біля річки було дуже прохолодно);
  • «сучасні та зручні» плавзасоби за фактом виявилися радянськими «коритами» без будь-яких умов. Ті, кому пощастило потрапити на борт, задовольнялися лише алкоголем з бару. Ні чаю, ні кави, ні їжі;
  • прибули на острів побачили темний ліс, відсутність розпізнавальних знаків і … глибоку грязь, притрушену соломою. Костюми були знищені остаточно;
  • на острові були відсутні лікарі «Швидкої допомоги» і рятувальники;
  • «фуд-корти» представляли собою польові кухні з пловом. У черзі за однією порцією потрібно було стояти 1,5 години;
  • і далі, далі, далі …

Фестиваль вже встигли назвати головним провалом року.

Ситуація друга. Музичний фестиваль Fyre, Багами 2017 рік

Выездные мероприятия

Фестиваль почали рекламувати за рік до події. Його позиціонували як молодіжну альтернативу каліфорнійського фесту Coachella. У рекламних роликах задіяли зірок Інстаграму і культових виконавців. Серед хедлайнерів значилися G.O.O.D. Music, Blink-182 і інші топові артисти. Гостям обіцяли люксовий проживання та їжу ресторанної якості. Квитки вартістю від 1500 до 40 тис. доларів США розпродали за 48 годин.

Що сталося:

  • вранці, за день до проведення фестивалю, на острів обрушилася сильна злива, яка промочила і зруйнувала те невелике, що вдалося підготувати;
  • один з хедлайнерів – Blink-182 – повідомив в Твіттері про відмову від виступу, пояснивши це відсутністю умов для якісного шоу;
  • це не зупинило кілька сотень людей, які вирішили відвідати фестиваль. Тих, хто прибув на музичний фестиваль, відвезли на «пляжну вечірку» в ресторан. Їм там довелося провести 6 годин, поки організатори намагалися доробити все, що не дороблене;
  • на місці виявилося, що не готове нічого: ні сцена, ні «намети» для гостей: мокрі матраци лежали під відкритим небом;
  • виявилося, що кейтерінгова компанія розірвала контракт ще за кілька тижнів до цього. Гостям пропонували пластикові судочки з парою листів салату, шматочком сиру і хліба;
  • люди стали масово повертатися в аеропорт. Місцева влада затримала зворотні рейси, добу протримавши гостей фестивалю в задушливому приміщенні без води і їжі.

До московського івенту цей фестиваль називали найгіршим в історії. Організатори до сих пір оточені фінансовими і репутаційні проблемами.

Ситуація третя. Фестиваль Kozak Fest, Україна, 2019 рік

Выездные мероприятия

Під час проведення етно-заходу почався ураган. З’ясувалося, що конструкція сцени не була розрахована на негоду. Частина її звалилася, забравши життя людини. Очевидці писали, що творився хаос, люди були в паніці, і ніхто не намагався розрулити ситуацію. Після нещасного випадку івент був скасований.

Розбір ситуацій: як не наробити помилок

Аналізуючи ситуацію, варто зробити загальний висновок: якщо організатор розуміє, що все вийшло з-під контролю, і забезпечити якісний івент нереально – краще скасувати його або перенести. Так, гроші будуть втрачені – але зате збережеться репутація. Адже звання організатора «гіршої події року» – вирок для івент-компанії.

Команда івент-менеджерів зобов’язана підготуватися до можливої ​​поганої погоди. Незважаючи на неї, гостей потрібно оточити комфортом, розвагами, їжею і напоями. Потрібно заготовити настили, щоб захистити одяг і взуття людей від бруду. Це пріоритет. Немає такої можливості – немає івенту. Комфорт гостей важливіше прибутку.

Якщо передбачене транспортування до локації – воно повинно бути комфортним. На місці очікування – обов’язкова присутність організаторів, сидячі місця для гостей, ковдри, їжа і напої. І природно, транспорт повинен курсувати без довгих пауз. У місці очікування транспорту і на локації виїзного івенту має бути кілька десятків санвузлів. Півгодинні черги в туалети – це ненормально.

Головне на івенті – БЕЗПЕКА. Чергування лікарів і рятувальників – обов’язкова умова. Якісні конструкції і обладнання – без альтернатив і компромісів. Якщо організатор не розбирається в цьому – він зобов’язаний залучити експертів: координаторів і менеджера з безпеки.

Довіряти виїзні заходи на сотні і тисячі запрошених потрібно виключно досвідченим організаторам, які думають не про те, як «зірвати куш», а як виконати всі завдання і не угробити репутацію замовника.