CEO компанії ARENA CS Яна Матвійчук в лютому виступила на форумі EIF-2020 – заході для професіоналів івент індустрії. У першій частині спічу «Івент абонемент – як бути з клієнтом 365 днів на рік» Яна торкнулася питання: чого чекають клієнти від івент агенції, особливо якщо мова йде про довгострокову співпрацю?
У своєму виступі Яна Матвійчук розповіла про взаємини високого рівня між івент компанією та її клієнтами. У сучасних умовах це один з ключових чинників для побудови довгих партнерських відносин. Виступ був побудований на практичному досвіді: 75% роботи івент агенції ARENA CS пов’язане з виконанням довгострокових контрактів.
Як клієнти вибирають івент агенції для тривалої співпраці?
Перше питання: які якості оцінює замовник при виборі івент агенції? Спікер запропонувала наступні:
- компетентність – можливість вирішувати складні, нестандартні задачі;
- досвід – наявність в портфоліо івентів, вирішуючих аналогічні завдання;
- ефективність – можливість організувати багато однотипних заходів з високою якістю і оптимальним бюджетом.
Зацікавлений в довгостроковому співробітництві замовник очікує, що івент підрядник зможе ефективно працювати над усіма типами проектів: від тих, що вимагають нестандартних дій і пов’язані з високими ризиками, до стандартних, з типовими організаційними рішеннями.
У своєму виступі CEO компанії ARENA CS виділила 5 критеріїв, які враховує клієнт при виборі агенції:
- Економія часу власних працівників: від бухгалтера і юриста до операційних і проектних менеджерів.
- Оптимізація зусиль на введення агенції в тонкощі власної ділової культури і бізнес-процесів.
- Можливість перекласти на агенцію функцію контролю виконання кодексу правил, маркетингових операцій тощо
- Прозорий контроль витрат: подача агенцією звітів у форматі, зручному для документообігу компанії.
- Відсутність необхідності організувати тендерну процедуру для кожного окремого івенту.
Але крім перерахованих переваг, клієнт завжди хоче отримувати якісний результат. Зазвичай довгострокові контракти складають на 2-3 роки. І весь цей період агенції потрібно працювати за формулою:
З (задоволення) = С (сприйняття) – О (очікування).
За словами спікера, клієнт буде задоволений, якщо результат сприйняття івенту буде вище його очікувань.
Спринтери і марафонці в івент сфері: в чому різниця?
Яна Матвійчук запропонувала дві бізнес-моделі для роботи івент компанії: марафон (довгостроковий контракт) і спринти (серія разових заходів). У чому їх особливості:
- річний контракт забезпечує рівномірний ритм роботи компанії і природну синхронізацію клієнта з агентством (а це розуміння бізнесу та структури роботи);
- 10-20 разових проектів в рік вимагають високої самодисципліни і компетенції менеджерів. Вони зобов’язані швидко включатися в кожну задачу і працювати на повну потужність «без розбігу».
Вибір стратегії залежить від власних ресурсів, а також амбітності, спроможності швидко і ефективно вирішувати завдання.
«Запорука успіху івент агенцій – вміння підлаштуватися під потреби клієнта, бути гнучким, швидким і неординарним», – підкреслила засновниця ARENA CS.
За її словами, темпи роботи зараз прискорилися, а поняття стабільності стало розмитим. І довготривалі стосунки з клієнтом можливі тільки в разі, коли агентство розвивається з такою ж швидкістю (а в ідеалі, навіть трохи швидше), як і клієнт. Часу на настройку та синхронізацію стає все менше. Залишитися індивідуальним спринтером в таких умовах все ще можливо, але марафонські дистанції не подолаєш.
Яна навела приклад з практики свого агентства: коли клієнт посередині контракту вирішив відмовитися від використання пластику й паперу – а також впровадити аналогічний підхід в своїх івентах. Перебудовуватися довелося «на ходу»: незважаючи на те, що під найближчі заходи було закуплено 10 тис. пластикових ручок, а для поліграфії придбано нове обладнання.
На завершення першої частини свого спічу Яна Матвійчук зазначила: «Треба пам’ятати, що кваліфікаційні вимоги до івент агенцій вже завтра будуть включати в себе не тільки «кількість років на ринку» і «рекомендаційні листи», але також і перевірку методів проектного менеджменту, управлінської звітності. Це дасть клієнту впевненість, що підрядник зможе одночасно обробляти великий потік проектів».
Щоб стати марафонцем в івенті, потрібно розвиватися комплексно: як бізнес, а не як локальна послуга. Якщо івент компанія практикує такий підхід, період включення в кожен новий проект і налаштування на потреби клієнта буде більш швидким і ефективним.
