ЯК ПРОВЕСТИ 1751 ЗАХОДІВ НА РІК?

Організація заходів – суцільна розвага? Так виглядає збоку, так здається співробітникам івент-агентств, які тільки починають роботу, і навіть деяким власникам компаній, що займаються організацією заходів. Після 12-річного досвіду роботи в цій галузі бізнесу ми впевнені: івент-менеджмент – це серйозний дорослий бізнес, що вимагає професійного підходу.

Адже успіх заходу визначається і креативними ідеями, і ретельним, професійним втіленням цих ідей. Ключовими чинниками успіху є те, як саме організована і навчена команда менеджерів, як відстежуються витрати по усіх пунктах бюджету,і як досягає своєї мети замовник.

Arena CS – Professional Conference Organizer – профессиональный организатор конференций в Украине

Компанії у 2004 році створила її генеральний директор – Яна Матвійчук:

«В 2012-2013 роках ми проводили по 850 заходів на рік. Це була межа наших можливостей. Звичайно, ми прагнули більших обсягів, адже наші послуги ставали все більш затребуваними.

Виходом стали стандартизація і структурування роботи Arena CS. За три роки ми пройшли всі етапи цього складного процесу: з 25 осіб нас стало 57. Кількість заходів зросла, так само як і масштаб кожного проведеного заходу. E 2014 році ми провели 950 заходів, у 2015 – 1058, у 2016 – 1751.

За допомогою гранту та всебічної підтримки ЄБРР ми автоматизували проектний та фінансовий облік. Це звільнило по меншій мірі 25 % робочого часу співробітників та керівництва.

Можна сказати, наше прагнення досконалості і масштабів справдилося».

МИ ЗРОБИЛИ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СВОЄЮ ОСНОВНОЮ ЯКІСТЮ

Що забезпечує надзвичайний сервіс? Наш багаторічний досвід організації заходів та глибокі фахові знання. Підвищена увага до дрібниць, власна матеріально-технічна база і постійне впровадження інновацій дозволяють нам реалізовувати ідеї будь-якого рівня складності.

Але найголовніший наш ресурс – згуртована та відповідальна команда, яка не припиняє навчатися і опановувати нові технології. Це дає нам можливість втілювати нашу соціальну місію – підвищувати ділову активність і міжнародне співробітництво в Україні.

ЯКІ ЗАХОДИ МИ ПРОВОДИМО?

Ми організовуємо івенти зі смислом – ділові заходи, форуми, конференції, презентації, тренінги, воркшопи, круглі столи і спеціальні заходи.

Продумані до дрібниць структура компанії і бізнес-процеси допомагають нам брати до роботи великі обсяги замовлень за найнижчої ціни на ринку. Щодня ми займаємось оптимізацією нашої бізнес-моделі, посилюємо організацію і використовуємо всі можливості по залученню найкращих співробітників до нашої команди.

Ми проводимо заходи від 10 осіб до 9 тисяч учасників. Наші основні клієнти: Програма розвитку ООН в Україні, UNICEF, Рада Європи, ВТО, GIZ, ІСАР, Фонд «Відродження», Фонд ЛЖВ та інші некомерційні фонди та міжнародні спілки.

 

Київстар, PMU, ІНТЕРТАЙП – з такими клієнтами праціє відділ креативних заходів, що відкрився в 2013 році. За цей час зі стартапу відділ виріс до крупного бізнес-проекту.

ЩО ТАКЕ «ЗАХІД»?

Для наших клієнтів кожний тренінг, воркшоп чи круглий стіл – це важлива подія, за допомогою якої вони вирішують певні завдання та досягають своїх цілей. А нам поставлене завдання позбавити їх від зайвого клопоту по організації та прийому гостей і надати їм можливість зосередитися на важливіших для заходу речах.

Так, тренінг на 25 осіб у Сіверодонецьку – для нас є заходом так само важливим, як і форум у Києві на 1000 осіб. В цьому унікальність нашої команди: ARENA CS – це виробництво заходів по спеціально розроблених алгоритмах та стандартах сервісу.

 

Наша мета – організувати проект будь-якої складності в будь-які, навіть найстисліші терміни, при чому, щоб, як на справжній фабриці, сервіс завжди був однаково дивовижним і не залежав від зовнішніх обставин і підрядників.

Ми маємо все для заходу під ключ: поліграфію, кейтеринг, транспортний відділ, професійних івент-менеджерів та івент-координаторів.

Ми працюємо у вузькій ніші ринку, де є потреба організовувати заходи терміново, в кредит, або, де поганий сервіс рівнозначний збиткам для репутації компанії-замовника, де різні замовлення і завдання можуть одночасно надходити від кількох відділів замовника і їх треба оперативно і якісно обробляти.

 

ЯК РАХУВАТИ КІЛЬКІСТЬ ПРОВЕДЕНИХ ЗАХОДІВ?

Для нас кожний тренінг є заходом. І якщо до нас заходить бриф на проведення серії тренінгів у 22 містах, по 35-40 тренінгів на місяць протягом двох місяців, то це однозначно не є одним заходом. Це 75 заходів – як «Серія тренінгів UNICEF для вчителів і психологів», які ми провели в листопаді та січні 2015 року.

Без имени-3

ЯК МИ ЦЕ РОБИМО?

Наша компанія відлагодила до ідеалу всі бізнес-процеси. Кожний співробітник знає свій функціонал і зони відповідальності і не дублює задачі інших. У нас жорсткі стандарти, регламенти та правила роботи.

Вважаєте, це не є індивідуальним підходом? Якраз навпаки. Йдеться не про підготовку однотипних заходів, а про надання високих стандартів обслуговування для кожного заходу.

12764369_962926993788654_2664899213851652241_o

 

Ми звикли давати нашим клієнтам найкращий сервіс, що потребує від нас постійного наслідування правил.

Ми просто не маємо права на помилку, оскільки кожний захід, маленький чи великий, має величезне значення для наших клієнтів, і ми несемо безпосередню відповідальність за його проведення.

  • Ми можемо виготовити усю поліграфію і сувеніри для вашого заходу.
  • Можемо доставити вчасно і терміново будь-яку техніку.
  • Як і різні необхідні для заходу деталі.
  • Трибуну для спікера, крісла у президіум, новий ковролін для президіуму, стійки регістрації, кофе-машини, посуд та багато різноманітних дрібниць, що є в нас на складі у великій кількості.

Все це – виключно силами своїх співробітників і своїх виробництв у вкрай стислі терміни за рахунок інтеграції більшості оперативних процесів при організації заходу.

Більш того, ми нарощуємо потужності кожного кварталу!

12778765_10209171506473299_1438103702663962929_o

Наша мета – сприяти діловій активності і міжнародному співробітництву в Україні, тому ми максимально ефективно робимо свою справу!