Коли деталі вирішують все: як ефективно використовувати досвід минулих заходів для успіху майбутніх

16 Jun

Конференц-менеджери можуть витрачати місяці, якщо не роки на планування та організацію заходу. Перебуваючи на місці проведення, ми докладаємо всіх зусиль, часто жертвуючи сном, їжею і навіть власним здоров’ям, аби Замовник, що довірився нам, залишився задоволеним. Після закінчення заходу організатор часом настільки втомлений, що навіть не може насолодитися смаком успіху, адже графік вимагає занурення в підготовку наступного проекту.

Таке «занурення» часто означає, що пропускається один цінний крок в процесі підготовки заходу — «пост-огляд» — обговорення і аналіз завершеного заходу. Якщо Ви не робите цього, то втрачаєте багато! Саме «пост-огляди» забезпечують еволюцію Ваших знань і процесів планування подій.
«Пост-огляд» — визначення понять
Давайте визначимо поняття. «Пост-огляд» — це зібрання, на якому піднімаються всі основні аспекти програми і організації заходу. Обговорення торкається того, що спрацювало добре, що не спрацювало, де є простір для покращення, змін чи оптимізації наступного разу.

В Arena CS наша команда проводить внутрішні «пост-огляди» кожен раз, щоб виміряти результати роботи і критично оцінити кожен захід, над яким ми працювали. Ще один «пост-огляд» ми проводимо з клієнтами, повторюючи весь процес з урахуванням результатів внутрішнього аналізу.

Менеджери Arena CS зобов’язані вносити тези «пост-огляду» в CRM-систему, як активні помітки для наступних заходів подібного типу. Таким чином, ми отримуємо нагадування, що слугує інструментом підвищення ефективності майбутніх заходів.

Якщо Ви працюєте як штатний працівник з організації заходів у компанії, то у Вас все рівно є внутрішні клієнти, які подекуди навіть більш вимогливі, ніж зовнішні. Це вимагає від Вас повної віддачі і гарантовано кращих результатів. «Пост-оглядові» звіти дозволяють всім помітити і оцінити Ваші корисні ідеї, інновації, що в усіх на слуху після успішного заходу, але можуть загубитися з часом при підготовці інших подій.
Як це робиться?
Щоб провести оцінку після заходу, ми йдемо через процес планування в хронологічному порядку. Ми розглядаємо ефективність дзвінків, зроблених в процесі підготовки, їх тривалість, частоту, результативність. Продовжуємо обговорення основних етапів планування: збір відгуків про реєстрацію, харчування, маркетинг, технології, дизайну, виробництву поліграфії та роздаткових матеріалів, а також багато іншого, залежно від типу заходу. Якщо ці етапи були важливі при підготовці, то важливо обговорити їх і по завершенню події.

З плином часу виникає потреба в оцінюванні та зміні підходу до звітності та стратегії «пост-оглядів». Зараз ми аналізуємо ефективність систем он-лайн реєстрації, електронних анкет, використання соціальних медіа, рівно як використання інтернет трафіку в кімнатах, конференц залах і відкритих майданчиках. Десять років тому ці питання не стояли на порядку денному.

Ми отримуємо повні звіти від готелів та ресторанів для оцінки, наприклад, споживання алкоголю. Ми вимірюємо не лише кількість затрачених коштів на алкогольні напої, але й те, які саме напої користувалися більшим попитом, щоб краще підготуватися до наступних, роблячи вибір між all inclusive баром чи пропозицією лише вина та пива. Інший привід для обговорення з постачальником: пропонувати вартість напоїв «під ключ», почасову оплату за роботу бару чи окремо рахувати кожен напій. Знаючи статистику минулих заходів в таких, здавалось би малозначущих моментах, ми можемо зекономити для клієнта десятки, якщо не сотні тисяч гривень при організації наступних заходів.

Також ми уважно відстежуємо використання трансфертів, аби зрозуміти який відсоток запрошених учасників реально користується оплаченими Замовником послугами. Часто гості змінюють свої плани останньої хвилини і відмовляються від замовленого і оплаченого транспорту, обираючи зустріч з родичами чи друзями, або навіть оренду автомобіля в пункті прибуття. В таких випадках Замовнику значно вигідніше оплатити гостю послуги таксі по факту потреби, ніж бронювати більш дорогий трансферт без гарантій використання послуги.

Приділяйте увагу поведінковим звичкам учасників! Чи всі гості, що проживають в готелі відвідали сніданок? Чи всі учасники пішли на обід, або ж хтось пропустив його віддавши перевагу роботі чи прогулянці містом? Скільки учасників покинули захід перед полуденною кава-перервою? Чи всі гості залишилися на Гала-вечерю? Відповіді на ці запитання допоможуть правильніше скласти бюджет заходу і оптимізувати витрати Замовника.

Знання — сила! 83% клієнтів Arena CS працюють з нами більше 4 років поспіль.
Якщо Ви приділяєте час збору і аналізу даних, то готуйтеся отримати повторні замовлення від одного й того ж задоволеного Клієнта надовго.