ТОР-8 ПОМИЛОК, ЯКИХ СЛІД УНИКНУТИ ПРИ ПЛАНУВАННІ ЗАХОДУ

333
25 Mar

Наша компанія 10 років займається організацією заходів різного формату від регіонального семінару до масштабної міжнародної конференції з учасниками із понад 100 країн. Ми маємо відпрацьовані роками корпоративні стандарти, перевірені бізнес-процеси та нові технології. Але все одно кожний захід — це новий виклик для наших менеджерів. Адже в процесі організації заходу нам необхідно ув’язати і поєднати десятки, а іноді і сотні нюансів і деталей, часто в умовах нестандартних ситуацій. Наші поради допоможуть Вам уникнути типових помилок.

1. Не намагайтесь охопити неможливе.

Часто організатори женуться за «люксовим» дизайном приміщень, високою кухнею, вишуканими напоями тощо. Проте, ні організаційних ресурсів, ні бюджету замовника вже не вистачає на PR-супровід, розробку інформаційних матеріалів, активної роботи із запрошенням гостей та інших «дрібниць». З рештою ми отримуємо шикарні «декорації», а сам захід проходить непоміченим для широкого загалу громадськості. Вважаєте, що бюджет був витрачений ефективно?

2. Чітко визначте основну мету заходу.

Припустимо, Ви плануєте семінар для клієнтів компанії для демонстрації можливості нового продукту. При цьому заплановані щедре застілля, екскурсія, шоу. Але чи запам’ятають вони можливості Вашого нового продукту? Чи бенкет? Або шоу? Чи екскурсію? Програма заходу має формуватися, виходячи з мети конференції!

3. Грамотно «тисніть» на підрядників.

Часто організатори заходів «витискають» максимальні знижки з підрядників. Однак, рекомендуємо враховувати за рахунок чого підрядник значно знижує вартість послуг. Наприклад, готель ймовірно знизить якість послуг, не виділить окремого адміністратора під Ваш захід, залучить менше офіціантів і уріже обсяги їжі та напоїв на урочистому бенкеті, тощо. Торгуючись, пам’ятайте, що максимальні знижки будь-якою ціною можуть значно зіпсувати імідж заходу.

4. Завжди документуйте домовленості з підрядниками.

Дуже часто замовлення роблять на ходу, по телефону. З рештою Ви можете отримати банер не того розміру, не ту кількість папок, не те обладнання і ще багато чого «не того». Під час роботи з підрядниками рекомендуємо Вам прописати всі дрібниці та деталі, як мінімум по електронній пошті з обов’язковим підтвердженням від підрядника.

5. Не бронюйте номери або зали в готелі по телефону або Інтернету без підписання договору.

В Україні часто зустрічається ситуація, коли і готель, і агенція з бронювання одночасно продають одні й ті ж номери та зали. Повірте, цілком реально приїхати на місце і дізнатися, що ваша зала зайнята іншими людьми, не дивлячись на те, що Ви оплатили своє замовлення. Зазвичай у суперечці перемагає та сторона, яка має договір і довгострокові відносини з готелем.

6. Не покладайтесь на опис локації при підборі місця проведення заходу.

Обов’язково попередньо вивчіть місце проведення конференції особисто. Фото не дають уявлення про реальний розмір і особливості приміщення, про можливості освітлення та розташування техніки, тощо. Щоб визначити функціональні можливості обраної локації, консультуйтеся зі спеціалістами.

7. Призначайте єдиного відповідального за проведення заходів.

Організовуючи захід, донесіть до керівництва та колег, що це Ваша зона відповідальності. Це допоможе уникнути втручання інших осіб під час заходу, а отже плутанини і збоїв у організації.

8. Не намагайтеся зекономити бюджет, замовляючи кожну окрему послугу у постачальника.

Це ілюзія, в яку вірять багато менеджерів, яким доводилося організовувати заходи. Наш багаторічний досвід свідчить, що під час звернення індивідуального клієнта навіть з величезним замовленням він, як правило, отримує найвищу ціну. Спробуйте прорахувати замовлення хоча б у одного авторитетного посередника. Зробивши один дзвінок, Ви точно зекономите не лише гроші, а й масу зусиль і часу. Професійна та відповідальна компанія конференц-сервісу в середньому допомагає зекономити бюджет заходу на 20% і при цьому забезпечити високу якість та ефективність.