Вижити і перемогти

276
11 Feb

(Закінчення. Початок читайте тут.)

Коли скрутна економічна ситуація поєднується з політичною і соціальною кризою, для будь-якого бізнесу настають непрості часи. Гадаю, особливо не перебільшу, якщо скажу, що ціла сфера «ділового туризму», що тримається на подорожах і конференціях, реагує на такі речі особливо чутливо.

Саме така ситуація склалася тепер в Україні. Але в бізнесі успіх від невдачі якраз і вирізняє уміння виходити зі скрутних обставин і використовувати виклики як переваги.

В одному з попередніх блогів я писала про те, як застосування нових технологій стало одним із трендів в індустрії організації заходів у минулому році. Винаходи часто давали поштовх революціям не тільки у політичному, але й в економічному житті.

Саме нові технології можуть допомогти українському конференц-менеджменту сьогодні. Хоч би тому, що пропонують чудові можливості підвищити якість послуг і оптимізувати витрати ресурсів. Причому без інфернальних асоціацій, з якими часто сприймають саме слово «оптимізація».

Звернімо увагу принаймні на сканери бейджів. Вам не потрібно друкувати метрові списки учасників і робити там позначки. Ви просто наводите сканер на бейдж або запрошення, і той моментально зчитує всю інформацію і надсилає її в систему. На виході у вас є готовий список учасників, разом із усією інформацією, яку вони вказали в системі електронної реєстрації. Якщо є люди, що не мають доступу до інтернету, їх завжди можна зареєструвати в системі вручну. Результат: економія часу й сил, а також відсутність штовханини і черг на реєстрації.

Одним із засобів, які практично не використовуються у нас на заходах, є мобільні додатки. А даремно! Адже вони:

а) зовсім недорогі (від $300 до $3000 залежно від складності та термінів);

б) дуже зручні (вся логістика заходу, мапи, координати місць і людей, відповідальних за той чи інший аспект події, програма, ключові тези, імена спікерів, розклад трансферів і рейсів, розважальні можливості на вечір — в одному місці у ґаджеті, який напохваті в 99% учасників);

в) дає реальні можливості заробити (можна розміщувати рекламу спонсорів, завантажувати відеорекламу, впроваджувати промозаставки, push notifications, додавати ігри, завантажувати карти й багато чого іншого, що можна продати; також можна продавати сам додаток, економити на поширенні купи друкованих матеріалів і певного адмінапарату на заході тощо).

Також корисними і, я б сказала, навіть необхідними інструментами під час організації заходів є засоби електронного планування і контролю над виконанням завдань. У нашому перевантаженому інформацією суспільстві важко все тримати під контролем тільки за допомогою пам’яті і блокнота. На Заході і за відсутності спеціальних CRM-систем, розроблених для планування подій, активно використовують сучасні і доступні всім розробки.

Можу порадити кілька альтернативних варіантів.

1. Уже добре відомий Google Calendar дає змогу складати собі план робіт, ділитися ним із колегами / співорганізаторами, роздавати завдання і їх контролювати, відслідковувати відповідальних за те чи інше поле роботи, ставити нагадування для себе і партнерів і таке інше.

2. Evernote — чудова програма, що дозволяє як роздати і контролювати виконання завдань, так і завантажувати фото і PDF-файли. При цьому програма розпізнає слова в цих файлах і допомагає знайти їх на пристрої максимально швидко. Погодьтеся, що ми часто фотографуємо на смартфон слайди презентації або візитівки, цікаві оголошення, а потім довго риємося в архіві, щоб їх знайти. Така програма просто знімає це питання. Водночас, зробивши зміну на одному з ваших ґаджетів, Evernote автоматично синхронізує дані на всіх інших ваших пристроях (лептопах, планшетах тощо).

3. Sharepoint — сервіс зберігання та обміну інформацією з обмеженим доступом; дозволяє також переносити файли з ​​одного місця в інше.

4. Starcite — прекрасний сервіс для спрощення процесів і розумного бюджетування, планування, відстеження учасників, ваших витрат, збору статистики і т. д. По суті, це мобільна CRM-система для вашого заходу. Ефективна, якщо ви проводите реально багато івентів і треба мати все напохваті.

5. Одним з недооцінених у нас сервісів є CVENT. Цю платформу дуже широко використовують у Штатах і в Європі, як професійні організатори заходів, так і приватні компанії й корпорації. Сервіс дозволяє в онлайн-режимі знайти місце проведення заходів у цілому світі, відсіявши підходящу локацію за допомогою багатьох фільтрів. Також можете заповнити RFP (Request for proposal — грубо кажучи, заявку), надіслати її всім потенційним партнерам і просто чекати на відповідь. Таку заявку можна зберігати в системі і для наступного запиту просто її трохи модифікувати, заощаджуючи час. На виході матимете стандартизований звіт про можливості та ціни кожної із цікавих для вас локацій. З ним зручно працювати і порівнювати різні опції. Також сервіс допоможе знайти провайдера послуг у вибраному регіоні. Це дуже зручно, коли шукаєте місця для виїзного заходу. До речі, в CVENT є близько 350 локацій і з України. Ми зараз активно користуємося цією системою.

6. Dropbox, Google, Yandex диски і т. д. — чудові засоби для оперативного обміну великими обсягами інформації та файлами онлайн. Ручна праця коштує дорожче, в деяких процесах малоефективна, а крім того — припускає людський фактор, тобто ймовірність помилок.

Виключити його повністю теж не можна, адже саме людина є креативним елементом і здійснює контроль. Та й усім нам потрібна робота:) Проте на рутинних процесах краще застосовувати новинки техніки, які дозволяють залишити собі більше часу і простору для креативу.

Як на мене, це перший крок до того, щоб перетворити загрози на прорив.