Zeitgeist-2013: як організувати найкращу подію в новому році

30 Dec

Під кінець року всі, звичайно, підбивають певні підсумки, навіть якщо не діляться ними з іншими. Не хочу повторюватися, адже підсумки роботи моєї і моїх колег — у кожній публікації цього блогу. Що варто підсумувати натомість, то це останні тенденції в менеджменті конференцій і семінарів.

Ми відстежуємо різні «фішки» і нові технології, намагаємося впроваджувати їх, якщо клієнти просять або принаймні дозволяють це робити. Останнім нашим польовим дослідженням були відвідини IMEX America у Лас-Вегасі в жовтні. Це найбільший світовий форум нашої індустрії. За 3 дні виставку відвідало близько 15 тис. спеціалістів, 3,5 тис. з них представляли на виставці себе. У чому ж українці досі відрізняються від своїх західних колег і що корисного можна запозичити з їхнього досвіду буквально останніх років чи навіть останніх 12 місяців?

Тренд № 1. Не бійтесь бути «зеленими»!

Можна скільки завгодно скептично усміхатися, але це справді важливо, популярно і дієво. А головне — допомагає істотно заощадити бюджет. Навіть проводячи звітну конференцію, можна зробити внесок у збереження природних ресурсів і залучити до цієї проблеми присутніх. До того ж, учасники та гості таких заходів позитивно оцінюють турботу організаторів про екологію і не сприймають їх як людей, яких турбують винятково гроші. Хоча якраз гроші тут можна і заощадити! Які тут є практичні варіанти реалізації?

· Пакети учасника робимо з еко-паперу, екологічно і дешево;
· замовляємо еко-ручки з відновлюваних матеріалів: дерево, папір, перероблений пластик тощо;
· встановлюємо спеціальні контейнери, збираємо там всі використані пляшки і здаємо їх на переробку після заходу (можете попросити готель зробити це і вартість вторсировини виключити з кошторису);
· встановлюємо урни або шредери біля виходів із залів, щоб після закінчення заходу гості могли залишити там бейджі і паперові матеріали для переробки;
· використовуємо тільки картонний одноразовий посуд замість пластикового чи відмовляємося від одноразового посуду в принципі;
· поширюємо матеріали конференції або зустрічі не в друкованому вигляді, а на флешках, або використовуємо нові технології на кшталт POKEN.

Ці ґаджети зовсім недорогі — вроздріб коштують близько 10-15 доларів, але дозволяють ділитися будь-яким обсягом інформації за пару секунд просто дотиком одного ґаджета до іншого. Так можна обмінюватися візитівками, презентаціями, макетами і т. д. Слов’янські мови, на жаль, поки не підтримуються, але розробники над цим працюють. До речі, це прекрасна бізнес-ідея: розробник сказав, що самі вони не хочуть займатися заснуванням компанії тут або питаннями імпорту. З ними можна домовитися про співпрацю

Еко-тема рано чи пізно змусить звертати на себе увагу, і що далі, то пильнішу. На IMEX всюди, на кожному кроці були застосовані і ефективно працювали енергозберігаючі та еко-підходи. Краще бути на чолі всієї планети і очолити цей рух в Україні, чим не чудова ідея на 2014 рік?

Тренд № 2. Оптимізація персоналу, автоматизація і «великі дані»

Ідеться про людський резерв, залучений до процесу збору і обробки інформації, і, як наслідок, про автоматизацію процесів, зменшення кількості допущених помилок та збір якісної статистики з дальшим її аналізом.

Майже ніхто вже не використовує «ручну» реєстрацію гостей і запрошення делегатів по факсу, телефону або навіть електронній пошті. Є маса сервісів, в яких делегати, гості чи учасники самі можуть:

· зареєструвати себе, вказавши всі потрібні організаторам дані і отримати бейдж або квиток на і-мейл;
· здійснити оплату, не виходячи з офісу або будинку і т. д.;
· вести статистику відвідування заходу;
· реєструвати тривалість перебування гостя на заході;
· контролювати інтерес до спікерів і збирати багато іншої маркетингової інформації, дуже важливої для організаторів;
· використовувати можливості залучення спонсорів на Ваші заходи та розміщувати їх рекламу на сторінці реєстрації тощо.

Все це абсолютно вписується у сучасні бізнес-тенденції взагалі. Кожен користувач Gmail отримує щомісячний звіт про статистику свого використання електронної пошти; дедалі частіше додатки працюють там, де ще недавно потрібна була людина з її талантом, енергією і знаннями, які ліпше використати деінде. Економія затрат плюс кращий результат. Маймо це на увазі у 2014-му!

(Далі буде…)