Організація масштабних заходів

Форуми, асамблеї, конгреси, з'їзди
59

конференцій на тиждень - найбільш насичений тиждень 2015

34 920

залізничних квитків використано учасниками конференцій

731

львів'янин відвідав наші конференціі у 2015 році

  • Професійна команда менеджерів проекту з понад 3 роками досвіду організації заходів та володінням іноземними мовами
  • Керівник проекту – єдина контактна особа замовника в режимі 24/7
  • Експертиза на етапі планування для визначення оптимальних засобів досягнення поставлених цілей заходу
  • Допомога в складанні бюджету, залучення спонсорів та партнерів
  • Підбір місця проведення
  • Організація проїзду та проживання учасників, страхування, візова підтримка
  • Розробка концепції, сцен-плану конференції
  • Власне презентаційне, аудіо-візуальне обладнання, а також обладнання для синхронного перекладу в оренду
  • Декор та оформлення локації, флористика
  • Фото- і відеозйомка, організація онлайн трансляцій
  • Організація трансферів, екскурсій, особистої охорони
  • Забезпечення харчування в рамках формату конференції
  • Реєстрація учасників, у тому числі за допомогою сучасних електронних систем
  • Розробка дизайну логотипу, промо-матеріалів, засобів візуальної комунікації
  • Виробництво поліграфічної продукції, формування пакетів учасників
  • Залучення преси, PR та SMM підтримка
  • Підбір ведучих, модераторів, хостес, волонтерів
  • Запрошення учасників через різні канали комунікації, поширення квитків
  • Опитування, анкетування учасників після заходу, збір відгуків
  • Надання пакета звітів протягом 3 днів з дати закінчення конференції
  • Команда професійних менеджерів забезпечення заходу та інженерів зі знанням англійської мови безпосередньо на місці проведення
  • Зручна схема оплати послуг з організації заходу

ОРГАНІЗАЦІЯ МАСШТАБНИХ ЗАХОДІВ: УСПІХ ЗАЛЕЖИТЬ ВІД ПРОФЕСІОНАЛІВ

 

Масштабні заходи, такі як: форуми, конгреси, асамблеї, з’їзди, конференції тощо, вимагають особливого підходу до процесу їх організації та проведення. Як правило, вони можуть тривати кілька днів, включаючи в себе міні-наради для окремих груп, виставки та презентації. Досить часто в них беруть участь зарубіжні гості. Правильна організація заходів такого виду вимагає від приймаючої сторони наявності детального плану і професіоналізму його виконавців. В ідеалі ж, потрібен успішний досвід проведення масштабних заходів в Україні та за кордоном.

Нажаль, більшість українських компаній все ще намагається організувати такі заходи самостійно. Призначається відповідальний з числа співробітників, виділяється фонд – й гайда! В результаті, той же працівник призначається винним за усі «проколи» які трапилися під час проведення заходу, фонд доводиться збільшувати в 2 рази, тому що ніхто реально не знає в яку суму все це обійдеться і, по підсумку, залишається неприємне почуття, що можна було б зробити і краще.

Для того, щоб кожен захід вашої компанії пройшов на вищому рівні й залишився в пам’яті учасників і гостей надовго, рекомендується користуватися послугами перевірених агентств з надання послуг конференц-сервісу. Таким чином ви отримаєте якісний продукт за розумні гроші. Крім того, ви навіть зможете заощадити свої ресурси.

 

  1. Час. Це, мабуть, найцінніший ресурс. Всі співробітники вашої компанії продовжать займатися своїми прямими обов’язками! А конференц-менеджер буде займатися ТІЛЬКИ організацією вашого заходу. Він завжди доступний і готовий надати звіт про процес підготовки.
  2. Люди. Для успішного проведення заходу, вам потрібно безліч людей, кожен з яких буде виконувати свої функції. Чи володієте ви всіма цими фахівцями або доведеться їх наймати? Адміністратор, конференц-менеджер, касир, водій, дизайнер, кухар, офіціанти, прибиральниця, технік-інженер, перекладач і багато інших. На ваш HR відділ звалиться додаткове навантаження у вигляді пошуку необхідних кандидатів.
  3. Гроші. Агентства регулярно проводять різні заходи. У них є база перевірених партнерів, що надають значні знижки на свої послуги. Навіть з урахуванням комісійних, ви витратите значно менше, ніж при прямому зверненні в готель, ресторан, транспортну компанію і т д.
  4. Відповідальність. Виділяючи бюджет на захід, ви розраховуєте на певний рівень його проведення. Організовуючи захід самотужки, ви несете особисту відповідальність. У разі підписання договору про організацію та проведення заходу з профільним агентством, саме професійний організатор відповідатиме за результат, що гарантує вам спокій і впевненість!

 

Ми завжди готові допомогти вам з проведенням будь-якого заходу. Ви зможете уникнути безлічі незручних ситуацій і помилок. Гості будуть зустрінуті вчасно, розселені і забезпечені необхідними матеріалами. Приміщення ми укомплектуємо необхідним обладнанням, правильно розставимо меблі і оформимо відповідно до ваших побажань. Обслуговуючий персонал у повному складі буде знаходитися на місцях і чітко виконувати свої функції. Успіх масштабного заходу безпосередньо залежить від злагоджених дій організаторів. Тому логічним і правильним кроком буде довірити виконання всіх завдань професіоналам.

 

Ми готові надати наступні послуги:

  • надати приміщення під проведення заходів в рамках форуму, конгресу, з’їзду;
  • організувати повне технічне забезпечення будь-якого заходу;
  • виконати всі елементи дизайну в єдиному стилі (розробити графіку, продумати прикрашання залів, стиль конструкцій під виставкові стенди і т.п.);
  • організувати урочисту церемонію відкриття і закриття;
  • організувати запрошення гостей, їх реєстрацію, трансфер і розміщення в готелі;
  • підготувати необхідний контент (презентація заходу, роздаткові матеріали, прес-релізи тощо);
  • забезпечити логістичні послуги;
  • розробити стиль і виготовити спецодяг для обслуговуючого персоналу заходу;
  • підготувати розважальну частину, організувати харчування (від кава-брейків до банкетів);
  • організувати заходи, що входять в програму конгресу (форуму, з’їзду): прес-конференції, презентації, промо-акції тощо.

Отримати максимальний результат при організації заходу, задіючи мінімальну кількість ресурсів – можливо!

Наші клієнти

clients15

Нас рекомендують
ВЕРОНІКА ФРОЛОВА

Адміністративний менеджер United Nations Development Programme

Хочу висловити вам подяку за прекрасно організований захід. Все вийшло якнайкраще: все вчасно, акуратно, чітко. Все було прекрасно, керівництво і весь офіс дуже задоволені. Дякую за співробітництво!!!

Орися Луцевич

Заместитель директора PAUCI Foundation

Г-жа Матвийчук и ее команда контролировали все логистические процессы во время конференции; ее команда была всегда готова решить любые сложние проблемы, а также они смогли оперативно среагировать на предоставление дополнительных услуг в случае необходимости. Яна Матвийчук - бесспорный авторитет среди своих коллег и имеет отличные организационные и логистические навыки.

Наші нагороди
Член ACTE Global
Член MPI з 2013
Член Європейської Бізнес Асоціації (ЕВА)
Керівник року 2012
Найкращий діловий захід
Підприємство року 2012
Потрібно більше інформації?
Телефонуйте!
(044) 587-87-50
РОЗРАХУНОК ВАРТОСТІ ПРОЕКТУ

Відправте заявку і з вами зв'яжеться наш менеджер. Він розрахує вартість проекту у відповідності з вихідними даними.

Прорахувати проект