Как провести 1751 мероприятий в год?

Организация мероприятий – сплошное развлечение? Так выглядит со стороны, так кажется начинающим сотрудникам ивент-агенств, и даже некоторым собственникам компаний, которые занимаются организацией мероприятий. Проработав в этом бизнесе 12 лет, мы убеждены: ивент-менеджмент – это серьёзный взрослый бизнес, требующий профессионального подхода.

102Ведь успех мероприятия определяется и креативными идеями, и тщательным, профессиональным их воплощением. Ключевыми факторами успеха являются то, как организована и обучена команда менеджеров, как отслеживаются затраты по всем статьям бюджета и как достигает своей цели заказчик.

 

Arena CS – Professional Conference Organizer – профессиональный организатор конференций в Украине

Компанию в 2004 году создала ее генеральный директор – Яна Матвийчук:

«В 2012-2013 годах мы проводили по 850 мероприятий в год. Это был предел наших возможностей. Конечно, мы хотели бόльших объёмов, тем более, что наши услуги ставали все более и более востребованы.

1.2Выход – стандартизация и структурирование работы Arena CS. За три года мы прошли все этапы этого сложного процесса: из 25 человек нас стало 57, количество мероприятий выросло, как и масштаб каждого проведенного мероприятия. В 2014 году мы провели 950 мероприятий, в 2015 – 1058, в 2016 – 1751.

С помощью гранта и всесторонней поддержки ЕБРР мы автоматизировали проектный и финансовый учёт. Это освободило минимум 25% рабочего времени сотрудников и руководства.

Можно сказать, наше стремление к совершенству и масштабам оправдалось».

 

Мы сделали ответственность своим основным достоинством

Что обеспечивает превосходный сервис? Наш многолетний опыт организации мероприятий и глубокие профессиональные знания. Повышенное внимание к деталям, своя материально-техническая база и постоянное внедрение инноваций – позволяют нам реализовывать идеи любого уровня сложности.

125Но самый главный наш ресурс – сплочённая и ответственная команда, не перестающая учиться и осваивать новые технологии. Это дает нам возможность воплощать нашу социальную миссию – повышать деловую активность и международное сотрудничество в Украине.

 

Какие мероприятия мы проводим?

Мы организовываем ивенты со смыслом – деловые мероприятия, форумы, конференции, презентации, тренинги, воркшопы, круглые-столы и специальные мероприятия.

1.3. тоже ничеПродуманные до мелочей структура компании и бизнес-процессы помогают нам брать в работу большие объёмы заказов при самой низкой цене на рынке. Каждый день мы занимаемся оптимизацией нашей бизнес-модели, усиливаем организацию и используем все возможности по привлечению лучших сотрудников в нашу команду.

Мы проводим мероприятия от 10 человек до 9 тысяч участников. Наши основные клиенты: Программа развития ООН в Украине, UNICEF, Совет Европы, ВТО, GIZ, ИСАР, Фонд «Возрождение», Фонд ЛЖВ и другие некоммерческие фонды и международные организации.

1.1.- главная

Киевстар, PMU, ИНТЕРПАЙП – с такими клиентами работает отдел креативных мероприятий, который открылся в 2013 году. За это время из стартапа отдел вырос в крупный бизнес-проект.

 

Что такое “мероприятие”?

Для наших клиентов каждый тренинг, воркшоп или круглый стол – это важное событие, при помощи которого они решают определенные задачи и достигают своих целей. А нам ставят задачу избавить их от лишних хлопот по организации и приему гостей и дать им возможность сосредоточиться на более важных для мероприятия делах.

Да, тренинг на 25 человек в Северодонецке – для нас мероприятие настолько же важное, как и форум в Киеве на 1000 человек. В этом уникальность нашей команды: ARENA CS – это производство мероприятий по специально разработанным алгоритмам и стандартам сервиса.

1.6.Наша цель – организовать проект любой сложности в любые, даже самые сжатые сроки, при том, чтобы, как на настоящей фабрике, сервис всегда был одинаково превосходным и не зависел от внешних обстоятельств и подрядчиков.

У нас есть всё для мероприятия под ключ: полиграфия, кейтеринг, транспортный отдел, профессиональные ивент-менеджеры и ивент-координаторы.

Мы работаем в узкой нише рынка, где есть потребность организовать мероприятия срочно, в кредит, или, где плохой сервис равнозначен ущербу для репутации компании-заказчика, где разные заказы и задачи могут одновременно приходить от нескольких отделов заказчика и их надо оперативно и качественно обрабатывать.

 

Как считать количество проведенных мероприятий?

Для нас каждый тренинг – это мероприятие. И если к нам заходит бриф на проведение серии тренингов в 22 городах, по 35-40 тренингов в месяц на протяжении двух месяцев, то это однозначно не одно мероприятие. Это 75 мероприятий – как «Серия тренингов UNICEF для учителей и психологов», которые мы провели в ноябре и декабре 2015 года.

Без имени-3

Как мы это делаем?

Наша компания отладила до идеала все бизнес-процессы. Каждый сотрудник знает свой функционал и зоны ответственности и не дублирует задачи других.  У нас жёсткие стандарты, регламенты и правила работы.

Считаете, это не индивидуальный подход? Как раз наоборот. Речь идет не о подготовке однотипных мероприятий, а о предоставлении высоких стандартов обслуживания для каждого мероприятия.

12764369_962926993788654_2664899213851652241_o

Мы привыкли давать нашим клиентам лучший сервис, что требует от нас постоянного следования правилам. У нас просто нет права на ошибку, поскольку каждое мероприятие, маленькое либо большое, имеет огромное значение для наших клиентов, и мы несем непосредственную ответственность за его проведение.

  • Мы можем произвести всю полиграфию и сувениры для вашего мероприятия.
  • Можем доставить вовремя и срочно любую технику.
  • Как и разные необходимые для мероприятия детали.
  • Трибуну для спикера, кресла в президиум, новый ковролин для президиума, стойки регистрации, кофе-машины, посуду и много-много разных мелочей, которые есть у нас на складе в большом количестве.

Всё это – исключительно силами своих сотрудников и своих производств в крайне сжатые сроки за счёт интеграции большинства оперативных операций при организации мероприятия.

Более того, мы наращиваем мощности каждый квартал!

12778765_10209171506473299_1438103702663962929_oНаша цель – способствовать деловой активности и международному сотрудничеству в Украине, поэтому мы максимально эффективно делаем свою работу!