“Ивент менеджер” – работа по душе: миф или реальность?

05 Сен

Ивент менеджер – одна из самых увлекательных профессий сегодня. Многие соискатели представляют профессию «ивент менеджер» в очень романтичном свете. Давайте разберемся кто такой ивент менеджер и что он делает.

Ивент менеджер в компании ARENA CS

ARENA CS – компания, которая с 2004 года успешно занимается организацией корпоративных мероприятий, является лидером в ивент индустрии. Быть первым в такой конкурентоспособной отрасли непросто. Поддержание положительного имиджа и репутации на нужном уровне требует больших усилий, как от руководителей компании, так и от рядовых работников. Поэтому, к каждому новому сотруднику относятся очень серьезно, но при этом уважительно и почтительно. Ивент менеджер в компании ARENA CS – это не просто сотрудник, это личность, которая развивается и совершенствуется под чутким руководством опытных и мудрых наставников, обучается и получает необходимые практические навыки.

ивент менеджер

Прежде, чем мы подробно ознакомим соискателей с должностью «ивент менеджер», его обязанностями, правами и требованиями и расскажем обо всех возможностях в работе и обучении, предлагаем подробно ознакомиться с понятием «корпоративной культуры» и корпоративной культурой ARENA CS. Эти знания понадобятся каждому читателю, независимо от того, решите заниматься ивент менеджментом или предпочтете другой вид деятельности.

Ивент менеджер и корпоративная культура

Работа в ивент агентстве – это не забава, не занятие на один день. Это стиль жизни, который увлекает и захватывает человека полностью. Но не стоит забывать, что это также работа с людьми, коммуникация между сотрудниками и вопросы субординации, поэтому и необходимо разобраться в вопросе корпоративной культуры.

Корпоративная культура – правила, нормы, модели поведения, которые действуют в компании, формируются в ходе коллективной деятельности. Благодаря этой системе работники успешно взаимодействуют между собой, сотрудничают и помогают друг другу, что приводит к более успешному выполнению работы. Атмосфера в агентстве, уровень качества предоставляемых услуг и процветание компании зависит от корпоративной культуры.

Кто такой ивент менеджер?

Проведя небольшой анализ, мы поняли, что большое количество людей точно не знают, кто такой ивент менеджер, чем он занимается и что входит в его обязанности. Ивент менеджер – это профессионал своего дела, который занимается проведением различных мероприятий (деловых, развлекательных, обучающих, спортивных). В нашей компании, event manager – это человек, который будет организовывать праздники и события для компаний и предприятий, мы работаем для бизнеса (В2В).

Скучать не придется, ведь у сотрудника будет все для личностного и профессионального роста, постоянного совершенствования своих навыков и улучшения коммуникационных способностей. Главное, что нужно соискателю на должность ивент менеджер, это желание работать и учиться, а в остальном мы поможем!

Ивент менеджер: личностные требования к кандидатам

Еvent менеджмент – сфера деятельности, в которой работают инициативные и креативные сотрудники. Как и при устройстве на любую другую работу, компания ARENA CS имеет требования к своим кандидатам, которым необходимо соответствовать.

Требования условно можно разделить на несколько категорий, каждую из которых мы отдельно проанализируем. Выделяем личностные, профессиональные и должностные требования для должности «ивент менеджер». Личностные характеризуют соискателя, как человека, показывают его способности, указывают на уровень организованности. Рассмотрим подробнее, какими личностными качествами должен обладать ивент менеджер:

  • Способность самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность.
  • Надежность, аккуратность и исполнительность, которая должна проявляться даже в деталях.
  • Гибкость и толерантность. Клиент всегда прав, поэтому соискатель должен быть готов к тому, что придется подстраиваться под заказчика, всегда ответственно подходить к выполнению поручений.
  • Коммуникабельность. Ивент менеджер постоянно общается с людьми: заказчиками, другими сотрудниками, с руководством.
  • Свободное владение украинским и русским языками, способность четко формулировать мысли. Клиенту всегда хочется общаться с грамотным и образованным человеком, поэтому, соискателям нужно соответствовать всем ожиданиям.
  • Инициативность и умение выходить из сложных ситуаций. Желание работать, креативно мыслить и быстро находить решение проблемы – умения, которые высоко ценятся в нашей компании.
  • Стрессоустойчивость и высокая самоорганизация. Эти навыки помогут абстрагироваться и сосредоточиться на выполнении поставленной задачи.
  • Способность эффективно работать в команде. Слышали пословицу о том, что одна голова хорошо, но две лучше? Это ведь и вправду так.
  • Внимательность и скрупулезность (дотошность тоже приветствуется).

Прочитали все, ничего не пропустили? Тогда двигаемся дальше!

Ивент менеджер: профессиональные требования к кандидатам

ивент менеджер

Event manager (Киев) должен быть профессионалом, на которого можно положиться, не опасаясь невыполнения работы. Поэтому, представляем несколько требований, которым необходимо соответствовать соискателю:

  • Знание английского языка на уровне выше среднего. Ивент менеджер, работающий в компании ARENA CS, будет сталкиваться не только с украинскими, но и с иностранными заказчиками, поэтому необходим как разговорный английский, так и деловой.
  • Знание РС и программ Microsoft office (Word, Excel, Power Point).
  • Владение навыками работы в CRM.
  • Навыки оперативного и долгосрочного планирования.
  • Знание основ документооборота.
  • Умение пользоваться поисковыми системами (Google, Yandex и другие).
  • Финансовая грамотность.
  • Владение навыками вести деловые и телефонные переговоры. От их успешности часто зависит появление у компании нового заказчика.

Если Вы чем-то не владеете или что-то не знаете, то у вас всегда есть время научиться. Главное верить в себя и стараться, тогда все трудности на пути будут казаться мелочами.

Ивент менеджер: должностные требования к кандидатам

Итак, последнее, но не менее важное! Вот перечень должностных требований (тут надо отметить, что эти знания ивент менеджер получает уже в компании ARENA CS, но надо учитывать, что в первые 3 месяца работы вам надо будет этими знаниями овладеть):

  • Знание рынка MICE, опыт проведения и организации мероприятий. Опыт поощряется, но его отсутствие не будет преградой для получения должности.
  • Профессиональная экспертиза – знание основных локаций, знание площадок Киева и страны, на которых можно проводить мероприятия.
  • Умение ориентироваться в материально-технической базе компании.
  • Знание поставщиков услуг и предоставляемых ими услуг.
  • Знать особенности работы с определенными Клиентами.
  • Выучить характеристики и параметры оборудования и техники для мероприятий.
  • Помнить характеристики полиграфии.
  • Помнить внутренние процедуры Компании.
  • Знание основ оформление первичной бухгалтерской документации.

Большинство этих знаний приобретаются после приема на работу, но это значит лишь то, что у соискателей будет чуть больше времени, чтобы проявить себя, как ивент менеджер – сотрудник, идеально подходящий компании ARENA CS.

Ивент менеджер: обязанности и полномочия

Ивент менеджер – это большая ответственность! Но разве работа, которая позволяет делать людей счастливыми и постоянно быть причиной улыбок на их лице, того не стоит? Думаю, что да, и если вы думаете также, то тогда ниже информация именно для вас!

Функциональные обязанности ивент менеджера выглядят следующим образом:

  1. Поддержание имиджа и репутации компании. Ивент менеджер – представитель агентства, который каждым своим словом и действием должен показывать профессионализм и знание своего дела.
  2. Осуществление работы в соответствии с принятыми в компании стандартами обслуживания.
  3. Выполнение поставленных задач в срок и только на высшем уровне. Следует всегда помнить, что недовольный клиент – бывший клиент, поэтому нельзя допускать ошибки в работе с заказчиками.
  4. Своевременное предоставление смет и предложений, а также оперативное предоставление любой информации по запросу клиента.
  5. Постоянно находиться на связи: отвечать на первый e-mail клиента в течение 3 часов, на последующие e-mail – не позднее 24 часов. Подобное отношение и оперативность покажут заказчику приоритетность его мероприятия и его желаний.
  6. Находиться на связи с Клиентом 24/7. Это поможет вовремя реагировать на все просьбы и пожелания заказчика.
  7. Поздравлять клиентов, партнеров и подрядчиков с праздниками (Новый Год, юбилей и тд) в письменном виде, отправляя письмо на официальную электронную почту. Таким образом, не только проявляется внимание, но и появляется большой шанс, что этот праздник будет организован именно компанией ARENA CS.

Полномочия

Ивент менеджер имеет также множество полномочий, которые указывают на его значимость и важную роль, которую он играет в компании:

  • Ведение коммуникации и переговоров с клиентами. Общение должно быть проведено на профессиональном уровне, который позволит заказчику предварительно оценить способности и навыки ивент менеджера.
  • Ведение проекта от первой встречи и до получения оплаты, которая производится после завершения мероприятия.
  • Обработка запросов клиентов. Определение необходимых услуг/товаров по запросу, создание плана работы по запросу, установление сроков выполнения
  • Подбор подходящих локаций. Локация подбирается в зависимости от возможностей и пожеланий заказчика.
  • Подбор максимально выгодного и подходящего предложения, которое сможет полностью удовлетворить потребности заказчика и положительно его удивить.
  • Получение от клиента подтверждения на проведение мероприятия. Это прописано в Инструкции, которую необходимо будет изучить каждому соискателю при приеме на работу. Без такого подтверждение нельзя начинать выполнение каких-либо действий, ведь мероприятие может быть перенесено или даже отменено.
  • Выставление счетов на оплату за проведенное мероприятие.
  • Подготовка отчетных документов для клиента и своевременное их предоставление. Такие документы включают информацию и данные обо всех действиях ивент менеджера, обо всех выполненных заданиях.
  • Фотоотчетность, если она была оговорена с клиентом. Ивент менеджер обязан получить снимки от фотографа с мероприятия, и переправить клиенту в установленные сроки.
  • Работа со сложными и конфликтными ситуациями при работе с клиентами. Решать ситуацию самостоятельно немедленно. При любом исходе незамедлительно ставить в известность о ситуации начальника отдела по работе с клиентами. При возникновении необходимости вовремя обращаться за помощью к более опытным сотрудникам.
  • Запрашивание от клиента отзыв о работе компании и менеджеров после каждого завершенного проекта. Таким образом, получится узнать информацию, которая поможет развиваться, совершенствоваться и поддерживать высокий уровень предоставляемых услуг.
  • Отслеживание и обеспечение повторного обращения клиента за услугами компании. Напоминание о себе/о компании при помощи писем на бланке с предложением регулярных для них скидок в отелях и т.п.

Как стать организатором мероприятий?

Порой у соискателей возникает вопрос, как стать ивент-менеджером, если нет опыта, нет профильных знаний и нет образования. Попробуйте узнать, нужно ли высшее образование или наличие двух годов опыта для устройства на работу в других компаниях. Для этого достаточно просто завести в поисковую систему запрос следующего содержания: «event менеджер, вакансии», «работа ивент менеджер (Киев)». Посмотрели, удивились и испугались?

У нас все по-другому! Мы берем на работу людей без опыта, ведь опыт приходит со временем и с постоянной практикой, оттачиванием своих навыков до совершенства. Почему так? Просто мы верим, что сможем найти «своих» людей, которые будут также любить эту деятельность, организацию праздников.

«Не боишься, если научишь, и они уйдут? – Я боюсь, что я не научу и они останутся».

Это ведь и вправду так и есть, лучше учить людей и надеяться на то, что они останутся, чем из-за опасений, что они могут уйти, работать с теми, кто ничего не умеет!

Еvent менеджер: где учиться?

Согласно нашим данным, в ВУЗах этой профессии не учат. Исключением из этого правила является лишь Институт Культуры, в котором недавно открылся новый факультет. Однако, достаточно ли этих знаний, нужны ли такие дипломы? Однозначного ответа нет, но мы уверенны, что красный диплом – это далеко не показатель, не высокая планка, к достижению которой нужно стремиться каждому.

ивент менеджер

Знаете, часто говорят, что если хочешь сделать что-то хорошо, то нужно сделать это самому! Поэтому мы открыли школу Great Event School, в которой смогут научить именно тому, что необходимо знать и тому, что нужно уметь. Не будет лишних и никому не нужных предметов, которые чисто занимают свободное время учеников, не принося никаких знаний.

Преимущества, которые привлекают новых учеников в Great Event School:

  1. Профессионализм спикеров школы. Все преподаватели опытные сотрудники и действующие практики, за плечами которых большое количество успешных мероприятия.
  2. Возможность получить уникальные знания, которые представлены не только теорией, но и практикой.
  3. Возможность получения работы в компании ARENA CS. При выявлении потенциала, стремлении к саморазвитию и при проявлении надлежащего усердия и старания студентам после завершения обучения может быть предложена должность в агентстве.

Ивент менеджмент: для кого подойдет обучение в Great Event School?

В школу берут всех, относятся одинаково к каждому человеку и преподносят знания на наивысшем уровне. Однако вопрос состоит не в этом. Вероятнее всего не каждый из учеников может стать организатором праздников и мероприятий?

Мы уверенны, что потенциал есть практически у каждого, но порой этого недостаточно для того, чтобы добиться успеха. Без усидчивости, умения справляться со стрессом, исправлять собственные ошибки ничего не получится.

Категории людей, которые приходят учиться в Great Event School:

  • Люди, которые только начинают свой путь в ивент индустрии.
  • Которые ищут работу без опыта;
  • Люди, которые не довольны предыдущим выбором и хотят сменить постоянное занятие на event менеджмент.

Наши специалисты всегда рады каждому новому ученику, поэтому если вы чувствуете желание учиться, то вам обязательно нужно именно к нам!

Стоит ли тратить время на курсы ивент менеджера?

Для многих соискателей курсы ивент менеджера (Киев) представляются в виде спасательного круга, но вот только действительно ли это так? Почему работодатели нередко не обращают внимания на курсы и не берут таких людей на работу?

Причиной чаще всего является неправильный подбор курсов, ведь сейчас всем нужны знания и практические навыки, а не сертификаты и дипломы, которые совершенно точно не являются доказательством профессионализма соискателя.

Что же делать? Все просто! Нужно проходить курсы ивент менеджмента (Киев) только в тех школах, в которых действительно дают нужные знания, а не просто забирают время и деньги. Помните, что курсы организатора мероприятий – это не просто пустая трата времени для получения работы в будущем, это первый шаг к осуществлению мечты.

Ивент менеджер: краткая характеристика этапов обучения сотрудников

Обучение персонала – непрерывный процесс, в котором равнозначно задействованы многие опытные сотрудники компании. Нашими работниками были разработаны определенные этапы, с помощью которых можно организовать как самостоятельное обучение новичков, так и под чутким руководством лучших специалистов компании ARENA CS. Этапы:

  1. Самостоятельное обучение с помощью специализированной литературы.
  2. Внешнее обучение сотрудников.
  3. Система наставничества.
  4. Ранжирование/градация должностей.
  5. Креативная «среда».
  6. Тематическое обучение по вторникам.
  7. ШКОЛА GES TEAM.
  8. FRIDAY DRINK – совместный досуг АРЕНОВЦЕВ каждую вторую пятницу после работы.

Каждый из этих этапов рассмотрим ниже. Это поможет соискателям по достоинству оценить условия, предлагаемые сотрудникам агентства. Руководство компании заботится о своих работниках и ценит их, поддерживая не только в рабочих моментах, но и создавая особую атмосферу для общения сотрудников вне офиса. Ивент менеджер в ARENA CS – часть большой семьи и дружного коллектива, который не будет «бросать в омут с головою» новичка без опыта и надлежащей подготовки.

Ивент менеджмент: обучение на самостоятельной основе

Курсы ивент менеджмента и получение работы – только начало пути, который проходит ивент-менеджер. В компании ARENA CS поддерживают стремления сотрудников к саморазвитию и максимально помогают каждому.

В агентстве отлично налажена система закупки книг, необходимых для обучения персонала. Один раз в два квартала или по требованию ТОПов компании и пожеланиям многих сотрудников офис-менеджер, ответственный за библиотеку, производит покупку нужной литературы. Для любителей электронных книг есть возможность все книги получить на свои гаджеты. Эта система была придумана и внедрена собственником компании Яной Матвийчук на этапе раннего развития агентства.

Еvent менеджер: обучение вне стен агентства

Работа ивент менеджер требует от сотрудника постоянного повышения квалификации и получения новых навыков. Для этого работники проходят внешнее обучение, которое включает:

  • курсы event management;
  • семинары и тренинги, которые позволяю получить практические навыки;
  • посещение профильных лекций для получения новой актуальной информации;
  • обмен опытом на профильных выставках в Украине и за границей.

Внедрен процесс внешнего обучения в ARENA CS c момента основания компании, генеральным директором Яной Матвийчук и успешно поддерживается и координируется HR департаментом совместно с ТОП составом компании в настоящее время. А теперь задумайтесь, как много компаний в городе и стране готовы вкладывать деньги в развитие сотрудников, не лишая работников в счет поездок премий и выходных? Не так уж и много, в чем легко убедиться, воспользовавшись той же поисковой системой с простым запросом: «ивент менеджер, вакансии Киев».

Ивент менеджер: обучение с помощью системы наставничества

Этот принцип нацелен на обучение новых сотрудников, где более опытный сотрудник следит за выполнением работы. Чувство ответственности «старшего» за «младшего» и практические советы делают такое партнерство весьма эффективным. Цели внедрения и развития системы наставничества в компании:

  • повышения вовлеченности персонала;
  • повышение лояльности к компании;
  • более осмысленное восприятие миссии, ценностей компании;
  • более быстрое становление нового сотрудника, как профессионала.

Организатор мероприятий: обучение с помощью системы ранжирования

Ивент менеджер, вакансии на должность которого открыты в нашей компании, учатся также и с помощью градации должностей. Если объяснять просто и доступно, то ивент менеджер, который выполняет все требования и оговоренные условия, может без проблем получить желаемое повышение.

Планируем ввести 4 уровня данной должности:

INTERN – для человека, претендующего на замещение вакантной должности в отделе.

JUNIOR MANAGER, MIIDLE MANAGER, SENIOR MANAGER – для штатных сотрудников компании, выполняющих свои обязанности на основании трудового договора и должностной инструкции.

Эта система находится на стадии активной разработки и внедрения, ведь ее успех обеспечен. Ведь кто из работников откажется от повышения и продвижения по карьерной лестнице?

Ивент менеджер: википедия знает не все!

Практически все привыкли к тому, что ответ на любой вопрос можно найти в Википедии, но так ли это? Знает ли она, что такое тематическое обучение по вторникам в компании ARENA CS или как проходит креативная «Среда»? Держу пари, что ни она, ни соискатели не знаю, о чем идет речь!

Эти два способа обучения направлены на предоставление конкретной информации по узкой теме, которая выбирается сотрудниками компании или руководством. Зачем?

  1. Всестороннее развитие и повышение осведомленности всех сотрудников.
  2. Формирование и усовершенствование навыков работы с презентацией и публичного выступления.
  3. Восстановление в памяти нужной информации и расширение сферы знаний.

Если ивент менеджер не смог посетить такое мероприятие, то может ознакомиться с обсуждениями и полученными результатами в любой удобный день.

Account менеджер: школа GES TEAM

Увидели новое слово и испугались? Не стоит, эккаунт менеджер – менеджер по работе с клиентами, то есть, тот же ивент менеджер, о котором идет речь.

Проект Great Event School нацелен на узнаваемость бренда работодателя и ARENA CS в целом, на привлечения новых и уже подготовленных в школе специалистов в компанию на разные должности, на оптимизацию кадрового резерва. Отбор в группы формируется на конкурсной основе и количество участников не превышает 15 человек. Конкурс проводится 1 раз в неделю за 2 месяца до начала занятий. Конкурс представляет собой – групповые собеседования с несложными тестовыми заданиями, который проводится проектной группой, состоящей из 4-5 человек (лидеры компании ARENA CS).

Зачем соискателям эта информация? Каждый, кто успешно справиться с задачами и проявит себя лучше остальных, будет приглашен на работу (испытательный срок – 2 месяца). Справитесь – работа ваша!

Ивент менеджер: есть ли место отдыху?

Не стоит переживать, ведь все этапы обучения преодолимы. Более того, они созданы исключительно для сотрудников компании, для улучшения их навыков и повышения работоспособности. Думаем, что вы знаете о том, что, чем больше знаний и умений, тем больше перспектив.

Кстати, отдых также является одним из этапов обучения. FRIDAY DRINK – совместный досуг каждую вторую пятницу после работы. Это отличная возможность пообщаться и расслабиться, выпить вина в приятной компании. Думаете, что мы шутим, ведь это никакое не обучение, а самый обычный отдых?

ивент менеджер

Это не совсем так, подобные встречи позволяют лучше узнать коллег, познакомиться и подружиться с другими сотрудниками и просто пообщаться в неформальной обстановке. Говорят, что один в поле не воин, – в компании также. Человек, который не умеет работать в команде, не сможет добиться успеха.

Резюме ивент менеджера: как правильно составить?

«Вакансии, ивент менеджер» – вот, что пытаются найти все соискатели, не задумываясь о том, как привлечь к своей персоне внимание работодателя, «заставить» его подробно ознакомиться с резюме и принять на работу. Есть несколько общих правил, которые помогут всем претендентам на ту или иную должность (ивент менеджер, менеджер тендерного отдела, административный менеджер, помощник ивент менеджера). Киев – город возможностей и отличной работы, нужно только взять, то, что дают. Советы:

  1. Сообщите всю важную информацию о себе. Не думайте, что если в требованиях нет каких-то личных или профессиональных качеств, то их указание помешает устроиться на работу. Это не так, ведь каждый работодатель ищет лучшего кандидата!
  2. Не врите в резюме. Желание показать себя похвально, вот только вся информация должна быть правдива.
  3. Не бойтесь хвалить себя и свои навыки. Умеете – расскажите об этом!
  4. Сделайте акцент на желании учиться и познавать что-то новое. Работодатель оценит ваше стремление.

Пишите, оценивайте и предлагайте себя, преподнося умения и навыки с лучшей стороны, – и вам улыбнется удача!

Ивент менеджер: работа мечты или просто способ заработка?

Мы уверены, что деньги без удовольствия – это ничто, ведь как можно заниматься делом, которое не по душе? Каждый сотрудник, который работает в компании ARENA CS, имеет возможность добиться всего, начиная от стабильной работы и возможности совершенствоваться до высокой заработной платы и уважения.

Вы все еще сомневаетесь? Подумайте над причинами сомнений, взвесьте все преимущества и недоставки (если они вообще есть) и вперед!

Что получит ивент менеджер компании?

  1. Интересную работу, которая будет открываться по-новому каждый день.
  2. Дружный коллектив и новых друзей.
  3. Стабильную заработную плату и возможность карьерного роста.
  4. Постоянное обучение и повышение квалификации.

Как избавиться от страхов, связанных с работой?

У каждого человека есть множество страхов, фобий и опасений, но стоят ли они того, чтобы отказываться от того, что любишь? Страдая инсектофобией, вы отказываетесь выходить весной и летом на улицу? Думаю, что нет. Но порой справиться с трудностями не так просто. Какие страхи возникают и что делать?

  1. Первая работа. Это всегда ответственно, ведь всегда есть возможность того, что не получится, не понравится. Не стоит заострять на этом внимание, ведь всегда можно попробовать что-то новое (сменить работу) или подойти с другой стороны, попросить помощи у опытного наставника.
  2. Смена работы. Закончили ВУЗ, а работы нет? Не нравится то, что делаете каждый день? Не нужно изводить себя и заставлять заниматься нелюбимым делом. Ивент менеджмент для тех, кто хочет жить счастливо, а не ждать выходных, проклиная свою работу!
  3. Страх не влиться в коллектив. В нашей команде такой проблемы не будет, ведь новичков изначально поддерживают наставники. Постоянные встречи, тренинги и семинары позволят узнать коллег с профессиональной точки зрения, а FRIDAY DRINK поможет пообщаться в неформальной обстановке.
  4. Страх «а вдруг не…?». Страхи могут быть абсолютно разные, но разве не стоит попытаться что-то изменить в жизни, пойти по другому пути и встретиться с трудностями лицом к лицу, чтобы навсегда избавиться от страха? Мы думаем, что оно того стоит, а вы?

Сделайте шаг и попробуйте!

Ивент агентство ARENA CS ждет самых талантливых и амбициозных сотрудников в свою команду. Как понять, что вы нам подходите?

  1. Вы хотите быть организатором мероприятий и делать людей счастливыми?
  2. Постоянно учиться и быть лучше всех?
  3. Не боитесь ответственности и готовы к усердной работе?

Так почему же Вы сидите перед компьютером и скрываетесь от нас? Ведь нам нужны именно Вы!

Автор: Снежана Сидорчук