Рынок организации событий: новая стратегия выживания и планы на будущее

CEO ивент-агентства ARENA CS Яна Матвийчук — о влиянии войны на украинскую сферу организации событий, перспективы и предпосылки восстановления отрасли.

Испытания на стойкость для ивент-сферы не заканчиваются. Сначала пришлось приспосабливаться к реалиям жизни в условиях пандемии, а теперь нужно вести деятельность в военное время. Полномасштабная война и ивенты кажутся несовместимыми. И действительно, многие агентства вынуждены полностью или временно приостановить деятельность, а некоторые меняют профиль или приобщаются к волонтерской деятельности. Несмотря на все, ставить крест на украинской ивент-сфере пока рано.

Рынок потерял 80% своих возможностей

После начала полномасштабной войны рынок организации событий предсказуемо начал стремительно сокращаться, а весной вообще почти не подавал признаков жизни. Точной статистической оценки потерь в этой области пока нет, и по моим наблюдениям рынок ивент-индустрии упал не менее чем на 80%.

Многие компании ушли с рынка, многие ивент-специалисты выехали из Украины. Оставшиеся же из них направили свои организаторские способности и умение находить креативные решения в волонтерской деятельности.

Эти две сферы имеют много общего: нужно работать в стрессовых условиях, в сжатые сроки находить во что бы то ни стало, строить сложные логистические схемы. Постоянно решать нестандартные задачи – это как раз компетенция специалиста в ивент-сфере. Поэтому многие компании и специалисты с опытом в организации событий приобщились к эвакуации людей, закупке товаров для военных, доставке гуманитарных грузов.

Команда ARENA CS также не стоит в стороне. Сначала мы сконцентрировались на работе с людьми, с которыми контактировали раньше. При их посредничестве мы помогали отдельным подразделениям терробороны и ВСУ. Впоследствии, когда ситуация начала стабилизироваться, работа приобрела системный характер. Нашим достижением стало создание благотворительного фонда Women’s Aid International, специализирующегося на помощи уязвимым слоям населения: вынужденным переселенцам, пожилым людям с инвалидностью.

Адаптируемся к новым реалиям

Ивент-агентству ARENA CS с началом пандемии пришлось отказаться от установившихся форматов офлайн работы: конференций, семинаров, тренингов и т.д. До наступления «ковидных» времен в трех филиалах компании 70 менеджеров в год реализовывали более 2500 проектов. Обычно параллельно мы организовывали десятки ивентов.

В 2020 году ивент-сфера испытала первое большое потрясение. Многие молодые компании не смогли адаптироваться к карантинным ограничениям и покинули рынок. Для ARENA CS и других опытных агентств главной задачей было сохранение команды специалистов, о доходах речь уже не шла.

Основными направлениями работы во время пандемии для нас стали организация онлайн-ивентов и волонтерская помощь медучреждениям. Среди клиентов возник спрос на различные онлайн мероприятия в социальной, учебной, благотворительной сферах, поэтому пришлось оперативно «цифровизироваться» и работать в новом формате.

С началом кампании по массовой вакцинации рынок начал оживать. Появилась возможность организовывать офлайн мероприятия для вакцинированных участников. Уже к началу 2022 года мы научились успешно совмещать живые встречи с широкомасштабными трансляциями, и большинство ивентов проводилось в гибридном формате. Такая тенденция и сейчас наблюдается на международном уровне: как свидетельствует исследование, 76% организаторов событий называют онлайн мероприятия перспективным направлением работы.

Возвращение к работе несомненно радовало. Во время отраслевой конференции PMHUB Talk 2022 в феврале ведущие ивент-специалисты были полны оптимизма. Так, Дмитрий Сидоренко (Atlas Agency) ставил целью сделать фестиваль самым большим в Европе и планировал проводить его на острове Муромец вместо ВДНХ. По оценкам Владимира Нечипорука (Ukrainian Fashion Week), формат фиджитал (симбиоз онлайн и офлайн) должен стать еще одним стандартным инструментом для модных показов.

Однако прогнозируемого возрождения рынка не произошло: во время войны приобретенных схем работы в ограниченных условиях стало недостаточно. Стратегия сохранения команды тоже не сработала: компаниям (в том числе ARENA CS) не удалось полностью сохранить команду. Часть специалистов уехала за границу, а остальных не удавалось полностью загрузить работой. Аналогичная ситуация сложилась для всех участников рынка.

Война – не повод опускать руки

Я придерживаюсь такого принципа: в ожидании благоприятных условий для эффективного ведения бизнеса свои усилия и время нужно использовать в пользу общества. Это позволяет и себя занять работой, и помочь пострадавшим.

Но самое главное – чувствовать, что жизнь продолжается и люди не опускают руки. Для организаторов событий, привыкших к постоянной активности, работе на результат, контролю над процессами, хуже всего — это бездействие и полная неопределенность будущего. А оказание помощи нуждающимся позволяет поддерживать собственное психоэмоциональное состояние.

Летом на рынке прекратилась стагнация, и даже стала проявляться проблема нехватки квалифицированных специалистов. Количество запросов от клиентов начало расти, однако многие опытные организаторы событий еще не вернулись из-за границы.

ARENA CS поставила перед собой задачу – создать новую «команду мечты». Мы приглашаем амбициозных людей без опыта в нашей сфере. У нас они учатся с нуля системной работе, горизонтальному планированию и другим навыкам. Именно культура свободы и ответственности стала той основой, которая позволила нашему агентству выстоять и пережить кризис.

Форматы ивентов: восстановление и трансформация

Для возобновления активности на рынке организации событий до окончания войны останется много препятствий. Спад деловой активности наблюдается практически у всех наших потенциальных клиентов. Часть территорий временно оккупирована. Для проведения офлайн мероприятий нет достаточного количества укрытий. Ощущается и нехватка человеческих ресурсов.

В то же время, мы можем говорить, что спрос на организацию социальных, благотворительных, учебных и тренировочных событий сохраняется на высоком уровне. Учитывая ситуацию с безопасностью, мы планируем их в онлайн или офлайн формате. Офлайн формат сейчас имеет свою специфику: такие мероприятия сейчас проводят либо в помещениях, оборудованных укрытиями, либо в самих укрытиях. Но таких площадок мало даже в Киеве. Мы уже рассказывали, как наша команда решает эту проблему.

Могу назвать такие виды ивентов, которые стали особенно востребованными в этом году:

• события, на которых выражается благодарность тем, кто защищает нас и ликвидирует последствия вражеских атак – подразделениям ВСУ, ГСЧС и другим службам;
• различные благотворительные акции, цель которых – распространение в международном информационном пространстве правды о войне в Украине;
• инициированные волонтерами события для сбора средств на поддержку армии и финансирование социальных проектов.

В общем, в индустрии наблюдаем постепенное восстановление форматов ивентов, которые практиковались до кризиса. Так, компания SoftServе организовала в восьми городах Украины мероприятия в укрытиях, на которых участники обсудили разные технические и бизнес-темы. Эту встречу посетило более 500 гостей, а онлайн-трансляцию смотрели 94 тысяч человек. Более 60% аудитории составили айтишники.

Также за все месяцы войны наименьший спад продемонстрировал сектор частных ивентов. Видим, что, несмотря ни на что, украинцы продолжают праздновать свадьбы, крестины, помолвки, дни рождения и юбилеи.

Пока корпоративы и концерты отложены до лучших времен, проектов по организации частных, профессиональных и социальных ивентов достаточно, чтобы поддерживать бизнес на плаву.

Что ждет отрасль: будущее за развитием национальной культуры

Я уверена, что после нашей Победы рынок начнет быстро расти. Прежде всего, востребованы будут праздничные мероприятия. Среди них и парады Победы во всех городах страны, и благодарность тем, кто приближал этот день: ВСУ, терробороне, ГСЧС, энергетикам, врачам. Также могу прогнозировать возникновение запросов со стороны корпоративного сектора на проведение ивентов для своих клиентов и работников, с которыми они пережили самые тяжелые времена.

После окончания изнурительной войны возникает вопрос: из каких источников привлекать ресурсы для восстановления страны? По моему убеждению, если политики предпочтут принципы демократии, экономической свободы, толерантности, инклюзивности перед популизмом при проведении радикальных преобразований в Украине, мы станем страной, привлекательной для международных инвестиций. Так что лучшие времена для ивент-сферы еще наступят.

Впрочем, полностью перекладывать ответственность за восстановление нашей страны на партнеров заранее проигрышная стратегия. Пришло время отказаться от практики работы «для галочки». Следует сконцентрироваться на решении стратегических эффективных задач и привлечении специалистов. Нам не нужны кинологи в кино, нам нужно, чтобы профессионалы ответственно выполняли свою работу.

От нас самих зависит, какой имидж будет иметь Украина в мировом сообществе. Я имею в виду необходимость создания аутентичного культурного пространства, которое, прежде всего, отразится в массовой культуре – киноиндустрии, театральных постановках, литературе, выставках картин, высоком искусстве, мультимедийных проектах. Только таким образом мы сможем показать миру настоящий непобедимый дух нашей страны, и положить еще один кирпич в построение равноправных отношений с другими государствами.

Сейчас среди украинцев возникает вопрос национальной идентичности, растет интерес к истории и культуре Украины. Через осознание собственной уникальности мы сможем рассказать миру о себе, быть интересными для других стран и занять достойное место среди успешных демократических государств. Для достижения этой амбициозной цели необходимо развивать национальную культуру и проводить различные мероприятия по всей стране. У этой ниши большой потенциал уже сегодня.

Я убеждена, что опыт нашей команды будет полезен в этой сфере. Поэтому мы не теряем время и работаем над проектами, которые можно будет реализовать после нашей Победы.