Организация протокольного мероприятия: с чего начать?

Компания ARENA CS больше 14 лет работает на рынке ивент услуг. Основная специализация — профессиональная организация мероприятий. Больше 50% ивентов — деловые мероприятия: форумы, конференции, пресс-туры, брифинги, тренинги. Опыт позволяет нам поделиться некоторыми нюансами организации.

Классический пример протокольного мероприятия — 12 Kyiv Security Forum, который состоялся 11-12 апреля в Киеве. Организацией события занималась команда специалистов ARENA CS.

Протокольное мероприятие: что это?

Протокол — форма демонстрации хороших манер и взаимоуважения между сторонами. Киевский Форум Безопасности объединил представителей истеблишмента, науки, СМИ, других отраслей из Украины, США, Европы. Соблюдение протокола стало обязательной нормой при организации мероприятия.

Протокол на Kyiv Security Forum, который посетили Президент Украины, депутаты разных государств, эксперты, обеспечил беспрепятственное взаимодействие с учетом интересов всех спикеров и гостей.

Цели протокольных мероприятий

ARENA CS организуют протокольные мероприятия, целями которых являются:

1. Обеспечение представительских функций.
2. Решение глобальных вопросов, переговоры на самом высоком уровне.
3. Соблюдение торжественных поводов.

Классический пример протокольного мероприятия — прием. На приеме нужно создать комфортную атмосферу для взаимного обмена мнениями, достижения предварительных договоренностей, решения вопросов. Приемы могут быть разными (как и поводы для их организации). Но все они построены на общих, сформированных в течение столетий принципах.

Тонкости организации

Киевский Форум Безопасности (KSF) готовили, соблюдая требования протоколов для приема высоких гостей. 90% подготовительной работы заняло соблюдение «мелочей», важность которых на таких мероприятиях беспрецедентна.

Пять секретов организации протокольного мероприятия от ARENA CS на примере Kyiv Security Forum:

1. Безопасность. Гостями KSF стали представители истеблишмента национального и глобального уровня. Требования безопасности часто противоречат с организацией перемещений гостей и работой оборудования: каждый вопрос решали компромиссно. Так, при монтаже локаций учитывали, что техника, конструкции и помещения будут подвергаться проверкам со стороны секьюрити-служб за 3-4 часа до начала.
2. Приглашения. Участие ТОП-гостей подразумевает ранние контакты. Это очень востребованные и занятые люди, рабочий график которых составляют поминутно. Поэтому приглашения направляли за 6-12 месяцев, и только после получения ответа начинали переговоры с протокольной службой гостя по вопросам формата, возможности анонсирования в программе и т.п.
3. СМИ. Киевский Форум Безопасности — традиционное мероприятие с известным статусом и высокими гостями. Для аккредитации представителей СМИ регистрации была выделена отдельная команда, а также созданы условия для подключения техники. Все журналисты получили необходимый пакет пресс-материалов.
4. Тайминг. При составлении программы выступлений и дискуссий организаторы объективно оценивали затраты времени, добивались соблюдения регламента. Благодаря этому спикеры выступали в точно назначенное время.
5. Культурные особенности. ARENA CS предусмотрела для мероприятия такого уровня просторные локации, в которых было достаточно места для гостей, размещения оборудования, работы персонала и СМИ. Мультинациональное участие требовало учитывать при разработке формата, декораций и меню традиции, нормы и религиозные убеждения гостей. Это учитывалось также при рассадке. Спикеры и модераторы получили рекомендации по поведению и жестикуляции.

Организация протокольного мероприятия: мелочей не бывает

Именно от соблюдения тонкостей зависит успех мероприятия, судьба международных отношений и договоренностей, статус страны. Ключевая миссия организатора — создать условия, чтобы мероприятие двигалось по заданному курсы, а все процессы проходили точно и вовремя. При этом работа ивент-команды не должна быть явной, заметной: важна естественная атмосфера, которая и свидетельствует о безупречной организации.