Мелочей не бывает: как не «угробить» выездной ивент

Плох тот ивент-менеджер, который при планировании крупного выездного мероприятия надеется на идеальные условия и не имеет «плана Б». Практика показывает, что даже профессионалам свойственно ошибаться. Цена таких ошибок — испорченный ивент, разочарованные участники и уничтоженная репутация.

Ужасные ошибки: как масштабные ивенты превратились в кошмар для гостей

Ситуация первая. Фестиваль Midsummer Nights Dream, Россия, 2019 год

 

Midsummer Nights Dream — фестиваль искусств, который проводят с 2007 года. Известен уникальным оформлением, атмосферой и подходом: каждый участник приобщается к общему действу. Все это дополнено музыкой от звезд танцевальной сцены. В 2019 году организаторы решили провести фестиваль на острове. К нему нужно было добираться несколько часов на кораблях и катерах от пристани, расположенной в деревне (45 км от Москвы).

Фестиваль готовили несколько месяцев. Цена билета стартовала от 5 тыс. рос. рублей (билеты на корабли приобретали отдельно). Ивент рекламировали известные блоггеры. Участникам обещали музыку от мировых и российских хедлайнеров, огромное количество фотозон, уникальные фуд-корты и богатое меню напитков. Всего было продано больше 4 тысяч билетов. Гости заранее заказывали уникальные дизайнерские костюмы «мечтателей». Но 20 июля «сон в летнюю ночь» превратился в «кошмар в летнюю ночь».

Что произошло:

• буквально за день до мероприятия пошел сильный дождь, который размыл дороги, повредил пристань;
• из-за непогоды и организационных промашек большая часть декораций не смогли доставить на остров. Кейтеринг тоже не успел добраться до локации;
• организаторы знали о проблемах, но не предприняли ничего, чтобы отменить или перенести ивент;
• участников буквально за несколько часов предупредили о том, что место посадки на корабли, шатлы и боты переносится в другую деревню;
• время ожидания одного «борта» затягивалось на 2,5 часа. И это — в грязи, без света, пледов, на холоде (возле реки было очень прохладно);
• «современные и удобные» плавсредства по факту оказались советскими «корытами» без каких-либо условий. Те, кому повезло попасть на борт, довольствовались только алкоголем из бара. Ни чая, ни кофе, ни еды;
• прибывшие на остров увидели темный лес, отсутствие опознавательных знаков и… глубокую грязь, притрушенную соломой. Костюмы были уничтожены окончательно;
• на острове отсутствовали врачи «Скорой помощи» и спасатели;
• «фуд-корты» представляли собой полевые кухни с пловом. В очереди за одной порцией нужно было стоять 1,5 часа;
• и далее, далее, далее…

Фестиваль уже успели назвать главным провалом года.

Ситуация вторая. Музыкальный фестиваль Fyre, Багамы, 2017 год

Фестиваль начали рекламировать за год до события. Его позиционировали как молодежную альтернативу калифорнийского феста Coachella. В рекламных роликах задействовали звезд Инстаграма и культовых исполнителей. Среди хедлайнеров значились G.O.O.D. Music, Blink-182 и прочие топовые артисты. Гостям обещали люксовое проживание и еду ресторанного качества. Билеты стоимостью от 1500 до 40 тыс. долларов США распродали за 48 часов.

Что произошло:

• утром, за день до проведения фестиваля, на остров обрушился сильный ливень, промочивший и разрушивший то немногое, что удалось подготовить;
• один из хедлайнеров — Blink-182 — сообщила в Твиттере об отказе от выступления, объяснив это отсутствием условий для качественного шоу;
• это не остановило несколько сотен людей, решивших посетить фестиваль. Прибывших отвезли на «пляжную вечеринку» в ресторан. Им там пришлось провести 6 часов, пока организаторы пытались доделать все, что не доделано;
• на месте оказалось, что не готово ничего: ни сцена, ни «палатки» для гостей: мокрые матрасы лежали под открытым небом;
• оказалось, что кейтеринговая компания разорвала контракт еще за несколько недель до этого. Гостям предлагали пластиковые судочки с парой листов салата, кусочком сыра и хлеба;
• люди стали массово возвращаться в аэропорт. Местная власть задержала обратные рейсы, сутки продержав гостей фестиваля в душном помещении без воды и еды.

До московского ивента этот фестиваль называли худшим в истории. Организаторы до сих окружены финансовыми и репутационными проблемами.

Ситуация третья. Фестиваль Kozak Fest, Украина, 2019 год

Во время проведения этно-мероприятия начался ураган. Выяснилось, что конструкция сцены не была рассчитана на непогоду. Часть ее рухнула, забрав жизнь человека. Очевидцы писали, что творился хаос, люди были в панике, и никто не пытался разрулить ситуацию. После несчастного случая ивент был отменен.

Разбор ситуаций: как не наделать ошибок

Анализируя ситуации, стоит сделать общий вывод: если организатор понимает, что все вышло из-под контроля, и обеспечить качественный ивент нереально — лучше отменить его или перенести. Да, деньги будут потеряны — но зато сохранится репутация. Ведь звание организатора «худшего события года» — приговор для ивент-компании.

Команда ивент-менеджеров обязана подготовиться к возможной плохой погоде. Несмотря на нее, гостей нужно окружить комфортом, развлечениями, едой и напитками. Нужно заготовить настилы, чтобы защитить одежду и обувь людей от грязи. Это приоритет. Нет такой возможности — нет ивента. Комфорт гостей важнее прибыли.

Если предусмотрена транспортировка до локации — она должна быть комфортной. На месте ожидания — обязательное присутствие организаторов, сидячие места для гостей, пледы, еда и напитки. И естественно, транспорт должен курсировать без долгих пауз. В месте ожидания транспорта и на локации выездного ивента должно быть несколько десятков санузлов. Получасовые очереди в туалеты — это ненормально.

Главное на ивенте — БЕЗОПАСНОСТЬ. Дежурство врачей и спасателей — обязательное условие. Качественные конструкции и оборудование — без альтернатив и компромиссов. Если организатор не разбирается в этом — он обязан привлечь экспертов: координаторов и менеджера по безопасности.

Доверять выездные мероприятия на сотни и тысячи приглашенных нужно исключительно опытным организаторам, которые думают не о том, как «сорвать куш», а как выполнить все задачи и не угробить репутацию заказчика.