Ринок організації подій: нова стратегія виживання і плани на майбутнє

CEO івент-агенції ARENA CS Яна Матвійчук — про вплив війни на українську сферу організації подій, перспективи та передумови відновлення галузі.

Випробування на стійкість для івент-сфери не закінчуються. Спочатку довелось пристосовуватись до реалій життя в умовах пандемії, а тепер потрібно вести діяльність у воєнний час. Повномасштабна війна та івенти здаються несумісними. І справді, чимало агенцій вимушені повністю або тимчасово призупинити діяльність, а деякі змінюють профіль або долучаються до волонтерської діяльності. Попри все, ставити хрест на українській івент-сфері поки зарано.

Ринок втратив 80% своїх можливостей

Після початку повномасштабної війни ринок організації подій передбачувано почав стрімко скорочуватись, а навесні взагалі майже не подавав ознак життя. Точної статистичної оцінки втрат в цій галузі наразі немає, та за моїми спостереженнями, ринок івент-індустрії впав не менше ніж на 80%.

Багато компаній пішли з ринку, чимало івент-фахівців виїхало з України. Ті ж з них, хто залишився, спрямували свої організаторські здібності й вміння знаходити креативні рішення у волонтерську діяльність.

Ці дві сфери мають багато спільного: потрібно працювати в стресових умовах, у стислі терміни знаходити будь-що і будь-де, будувати складні логістичні схеми. Постійно розв’язувати нестандартні задачі — це як раз компетенція фахівця в івент-сфері. Тож багато компаній та спеціалістів з досвідом в організації подій долучились до евакуації людей, закупівлі товарів для військових, доставки гуманітарних вантажів.

Команда ARENA CS також не стоїть осторонь. Спочатку ми сконцентрувались на роботі з людьми, з якими контактували раніше. За їх посередництвом ми допомагали окремим підрозділам тероборони та ЗСУ. Згодом, коли ситуація почала стабілізуватися, робота набула системного характеру. Нашим досягненням стало створення благодійного фонду Women’s Aid International, який спеціалізується на допомозі вразливим верствам населення: вимушеним переселенцям, літнім, людям з інвалідністю.

Адаптуємось до нових реалій

Івент-агенції ARENA CS з початком пандемії довелось відмовитись від усталених форматів офлайн роботи: конференцій, семінарів, тренінгів тощо. До настання «ковідних» часів у трьох філіях компанії 70 менеджерів за рік реалізовували понад 2500 проєктів. Зазвичай паралельно ми організовували десятки івентів.

У 2020 році івент-сфера зазнала першого великого потрясіння. Багато молодих компаній не змогли адаптуватися до карантинних обмежень та залишили ринок. Для ARENA CS та інших досвідчених агенцій головним завданням було збереження команди фахівців, про прибутки вже мова не йшла.

Основними напрямками роботи під час пандемії для нас стали організація онлайн-івентів та волонтерська допомога медзакладам. Серед клієнтів виник попит на різноманітні онлайн-заходи в соціальній, навчальній, благодійній сферах, тож довелось оперативно «цифровізуватись» і працювати у новому форматі.

З початком кампанії масової вакцинації ринок почав оживати. З’явилась можливість організовувати офлайн заходи для вакцинованих учасників. Вже на початок 2022 року ми навчились успішно поєднувати живі зустрічі з широкомасштабними трансляціями, і більшість івентів проводили в гібридному форматі. Така тенденція й зараз спостерігається на міжнародному рівні: як свідчить дослідження, 76% організаторів подій називають онлайн-заходи перспективним напрямком роботи.

Повернення до роботи безсумнівно радувало. Під час галузевої конференції PMHUB Talk 2022 у лютому провідні івент-фахівці були сповнені оптимізму. Так, Дмитро Сидоренко (Atlas Agency) ставив за мету зробити фестиваль найбільшим у Європі та планував проводити його на острові Муромець замість ВДНГ. За оцінками Володимира Нечипорука (Ukrainian Fashion Week), формат фіджитал (симбіоз онлайн і офлайн) має стати ще одним стандартним інструментом для модних показів.

Проте прогнозованого відродження ринку не відбулося: під час війни набутих схем роботи в обмежених умовах стало недостатньо. Стратегія збереження команди теж не спрацювала: компаніям (в тому числі й ARENA CS) не вдалось повністю зберегти команду. Частина фахівців виїхала за кордон, а решту не вдавалося завантажити роботою. Аналогічна ситуація склалася для всіх учасників ринку.

Війна — не привід опускати руки

Я дотримуюсь такого принципу: в очікуванні сприятливих умов для ефективного ведення бізнесу свої зусилля і час потрібно використати на користь суспільству. Це дозволяє й себе зайняти роботою, і допомогти постраждалим.

Але найголовніше — відчувати, що життя продовжуються і люди не опускають руки. Для організаторів подій, які звикли до постійної активності, роботи на результат, контролю над процесами, найгірше — це бездіяльність і повна невизначеність майбутнього. А надання допомоги тим, хто її потребує, дозволяє підтримувати власний психоемоційний стан.

Влітку на ринку припинилась стагнація, і навіть стала проявлятися проблема нестачі кваліфікованих спеціалістів. Кількість запитів від клієнтів почала зростати, проте багато досвідчених організаторів подій ще не повернулись з-за кордону.

Тож ARENA CS поставила перед собою задачу – створити нову «команду мрії». Ми запрошуємо амбітних людей без досвіду в нашій сфері. У нас вони навчаються з нуля системній роботі, горизонтальному плануванню та іншим навичкам. Саме культура свободи й відповідальності стала тією основою, яка дозволила нашій агенції вистояти та пережити кризу.

Формати івентів: відновлення і трансформація

Для відновлення активності на ринку організації подій до закінчення війни залишиться багато перешкод. Спад ділової активності простежується майже в усіх наших потенційних клієнтів. Частина територій тимчасово окупована. Для проведення офлайн заходів немає достатньої кількості укриттів. Відчувається і нестача людських ресурсів.

Водночас ми можемо говорити, що попит на організацію соціальних, благодійних, навчальних і тренувальних подій зберігається на високому рівні. З огляду на безпекову ситуацію, ми плануємо їх в онлайн або офлайн форматі. Офлайн формат зараз має свою специфіку: такі заходи зараз проводять або в приміщеннях, які обладнані укриттями, або в самих укриттях. Але таких майданчиків обмаль навіть у Києві. Ми вже розповідали, як наша команда розв’язує цю проблему.

Наразі можу назвати такі види івентів, які стали особливо затребуваними цього року:

• заходи, на яких висловлюється подяка тим, хто боронить нас і ліквідує наслідки ворожих атак — підрозділам ЗСУ, ДСНС й іншим службам;
• різноманітні благодійні акції, мета яких – поширення в міжнародному інформаційному просторі правди про війну в Україні;
• ініційовані волонтерами події для збору коштів на підтримку армії та фінансування соціальних проєктів.

Загалом в індустрії спостерігаємо поступове відновлення форматів івентів, які практикувались до кризи. Так, компанія SoftServe організувала у восьми містах України заходи в укриттях, на яких учасники обговорили різні технічні та бізнесові теми. Цю зустріч відвідало понад 500 гостей, а онлайн-трансляцію дивились 94 тисячі людей. Понад 60% аудиторії склали айтівці,

Також за всі місяці війни найменший спад продемонстрував сектор приватних івентів. Бачимо, що попри все українці продовжують святкувати весілля, хрестини, заручини, дні народження і ювілеї.

Тож поки корпоративи та концерти відкладені до кращих часів, проєктів з організації приватних, професійних і соціальних івентів достатньо, щоб підтримувати бізнес на плаву.

Що чекає на галузь: майбутнє за розвитком національної культури

Я впевнена, що після нашої Перемоги ринок почне стрімко зростати. Перш за все, затребуваними будуть святкові заходи. Серед них і паради Перемоги в усіх містах країни, і висловлення подяки тим, хто наближав цей день: ЗСУ, теробороні, ДСНС, енергетикам, лікарям. Також можу прогнозувати виникнення запитів з боку корпоративного сектору на проведення івентів для своїх клієнтів і працівників, з якими вони разом пережили найважчі часи.

Після закінчення виснажливої війни постає питання: з яких джерел залучати ресурси для відновлення країни? На моє переконання, якщо політики нададуть перевагу засадам демократії, економічної свободи, толерантності, інклюзивності перед популізмом при проведенні радикальних перетворень в Україні, ми станемо країною, привабливою для міжнародних інвестицій. Тож кращі часи для івент-сфери ще настануть.

Втім, повністю перекладати відповідальність за відбудови нашої країни на партнерів — заздалегідь програшна стратегія. Прийшов час відмовитись від практики роботи «для галочки». Варто сконцентруватись на розв’язанні стратегічних ефективних завдань та залученні фахівців. Нам не потрібні кінологи у кіно, нам треба, щоб кожен виконував свою роботу.

Від нас самих залежить, який імідж матиме Україна у світовій спільноті. Я маю на увазі необхідність створення аутентичного культурного простору, який передусім відобразиться у масовій культурі – кіноіндустрії, театральних постановках, літературі, виставках картин, високому мистецтві, мультимедійних проєктах. Тільки таким чином ми зможемо показати світу справжній непереможний дух нашої країни, і покласти ще одну цеглинку в побудову рівноправних відносин з іншими державами.

Зараз серед українців постає питання національної ідентичності, зростає інтерес до історії та культури України. Через усвідомлення власної унікальності ми зможемо розповісти світу про себе, бути цікавими для інших країн і посісти гідне місце серед успішних демократичних держав. Для досягнення цієї амбітної мети необхідно розвивати національну культуру та проводити різноманітні заходи по всій країні. Ця ніша має великий потенціал вже сьогодні.

Я переконана, що досвід нашої команди буде корисним у цій сфері. Тож ми не гаємо час і працюємо над проєктами, які можна буде втілювати після нашої Перемоги.