Домашний хлеб лучше буханки с хлебозавода. Это факт. Но попробуйте дома, на собственной кухне, напечь хлеба и приготовить еды на 50-100 гостей. Не получится так хорошо и вкусно. Усталость и отсутствие опыта дадут о себе знать. Вы допустите много ошибок, а в процессе испортите отношения с людьми, которым придется это есть.

Ту же аналогию можно провести с организацией ивента. С одной стороны — все понятно: составить план и сценарий, найти локацию, пригласить гостей, арендовать оборудование… Можно заняться этим самостоятельно. С другой стороны — имидж компании на кону, вероятность упасть в грязь лицо перед серьезной аудиторией, риск не успеть, выйти за пределы бюджета…

Сейчас ивент — инструмент в борьбе за аудиторию, клиентов, статус, рынок. Ожидания от мероприятий высокие, и требования к качеству тоже. Ни о какой «самодеятельности» не может быть и речи. Нужна команда, готовая взять на себя решение всех задач, отвечать за результативность, обеспечивать результат с первой попытки.

В чем выгода сотрудничества в ивент агентством?

Главное преимущество для заказчика мероприятия — сотрудничество с опытным профессиональным партнером, который работает в режиме 24/7 и выполняет все актуальные работы. Это сотни и даже тысячи процессов, многие из которых требуют одновременных организационных решений. Это подготовка мероприятия, реализация, монтаж и демонтаж, другие ключевые операции. И за каждую из них партнер несет полную ответственность.

Клиент освобожден от этой рутины. Ему предлагается только выбирать и утверждать варианты решений, наслаждаться хорошо организованным ивентом, не волноваться и заниматься собственными узконаправленными задачами.

В чем «магия»?

Понятное дело: у команды ивент менеджеров есть опыт и налаженные коммуникации. Что еще? Сотрудники ивент агентства:

• хорошо сработаны, и каждый имеет круг своих обязанностей;
• знают отраслевые стандарты, нормы и законы;
• четко поэтапно представляют пути решения каждой задачи.

«Попробуем, а вдруг получится» — неправильное мышление при организации ивента. Профессионалы не работают «интуитивно» и «на авось». Они используют инструменты, которые реально действуют и дают быстрые необходимые результаты.

Закулисье ивента: как проходит организация

Итак, теоретическая «легкость» и «ясность» процесса организации мероприятия — это лишь домыслы. По факту качественная подготовка ивента — это одновременное решение сотен задач. Для понимания — вот что может предоставить команда ивент-компании:

1. Персональный менеджер. С заказчиком взаимодействует один специалист, который доводит до команды требования клиента, в курсе текущих процессов, лично отвечает за своевременность и качество.
2. Выбор локации. Экспертные рекомендации по подбору площадки для мероприятия, в соответствии с его целью. Учет возможностей бюджета, поиск наиболее качественного места.
3. Техническое обеспечение. Поставка через подрядчиков комплекса оборудования в соответствии с техническим заданием ивента и условиями локации. Инженерное сопровождение.
4. Продуманная логистика. Своевременная рассылка билетов для участников, встреча в аэропортах и на вокзалах, расселение, консультации для гостей, услуги личного гида. Логистика на площадке для ивента — это доставка и разгрузка оборудования, монтаж, расстановка и проверка безукоризненной работы.
5. Надежные подрядчики. В процессе организации тысяч ивентов сформирован перечень компаний, которым можно доверить организационные процессы: поставку оборудования, кейтеринг, печать полиграфии и т.д. Дополнительное преимущество: партнерские цены.
6. Подписание договора и отчетность. Официальные отношения подразумевают высокий уровень ответственности. После мероприятия команда формирует отчеты: о количестве гостей, среднем времени пребывания на ивенте, реакциях, публикациях в СМИ и т.п.

И это далеко не все. Команда ивент-агентства подбирает концептуальную программу, создает сценарий, разрабатывает визуальные решения для мероприятия, формирует брифы для персонала, приглашает артистов и топовых спикеров, создает условия для их прибытия, размещения и выступления.

Если подводить итог, то взаимодействие с ивент-компанией — это:

1. Гарантия качества.
2. Экономия денег, нервов, времени.
3. Ставка на опыт и знания.
4. Минимизация рисков.
5. Достижение целей.